کیفیت مستندات سیستم های مدیریتی

کیفیت مستندات سیستم های مدیریتی

کیفیت مستندات سیستم های مدیریتی نقش حیاتی در موفقیت سازمان ایفا می‌نماید مستندات سیستم مدیریتی به عنوان دارایی‌های ارزشمند در حفظ و نگهداشت دانش سازمانی و بهبود آن تاثیر گذار می‌باشد.

در این مطلب عوامل تاثیرگذار بر کیفیت مستندسازی سیستم های مدیریتی توسط مهندس پیام خرازیان تشریح شده است.

کیفیت مستندات سیستم های مدیریتی

  • مستندات سیستم هر سازمان متناسب با اندازه سازمان، پیچیدگی فرآیندها و فعالیت‌ها و صلاحیت کارکنان باید طرحریزی شود.
  • متاسفانه اکثر مدیران سازمان‌ها به دلیل کاهش هزینه‌ها از مشاورنما ها یا افرادی که با رویکرد Cut Copy Paste مستندات سایر سازمان‌ها را بکار می‌گیرند استفاده می‌نمایند و زمان، هزینه و انرژی خود را با تولید مستندات بی کیفیت هدر می‌دهند.
  • یکی از دلایل اساسی اثربخش نبودن سیستم ‌های مدیریتی در سازمان‌هایی که استانداردهای ایزو مختلفی اخذ نموده‌اند کیفیت نداشتن مستندات است.
    منظور از مستندات سیستم های مدیریتی تنها مستندات کاغذی در قالب روش اجرایی، دستورالعمل، گردش کار نیست، مستندات می‌تواند در قالب سایر رسانه‌ها نظیر فیلم یا تصویر تهیه گردد.

1-تحلیل‌گر سیستم حرفه‌ای

  • تحلیل‌گر سیستم دارای صلاحیت، می‌تواند به شما در تدوین مستندات کیفیت متناسب سازمان و کارا کمک نماید.
  • تحلیلگر حرفه‌ای کسی است که به الزامات سیستم مدیریتی مورد نظر تسلط داشته و تجربه تحلیل‌گری سیستم در مستندسازی سیستم سازمان‌های مختلف را داشته باشد.

2-توجه به نیازهای ذینفعان مستندات و مشارکت آن‌ها

  • بسیاری از مستندات تهیه شده از نگاه تهیه کننده سند مستند خوبی است اما وقتی کاربر یا استفاده کننده سند، مستند تهیه شده را مطالعه می‌کند به بسیای از سوالات پاسخ داده نشده است بدین منظور باید به نکات زیر توجه نمود:
1-2-اهداف مستند
  • اهداف تدوین مستندات باید در تدوین هر سندی مد نظر قرار گیرد مثلا هدف از تدوین سندی ممکن است آشنایی مشتریان محصول با نحوه نصب و راه‌اندازی محصول باشد.
2-2-گردآوری نیازها و انتظارات ذی‌نفعان
  • اطلاعات مرتبط با نیازها و انتظارات ذی‌نفعان برای تدوین مستند از طرق مختلفی گردآوری می‌گردد.
      مصاحبه با ذی‌نفعان
  • از طریق مصاحبه نیازها و انتظارات برای تهیه مستند یا فرم مربوطه شناسایی می‌گردد.
      بازخوردهای قبلی
  • مشکلات اعلام شده یا سایر نظرات ذی‌نفعان که در گذشته دریافت شده است. به عنوان مثال بسیاری از مشتریان شرکت از محصولات خریداری شده به خوبی نمی‌توانند استفاده نمایند و بارها با شرکت تماس می‌گیرند.

مشارکت ذی‌نفعان در تهیه سند و دریافت نظرات آن‌ها نقش مهمی در قابلیت اجرایی بودن سند ایفا می‌نماید.

3-نگارش محتوای سند

  • توجه به ساختار و نگارش محتوای سند نقش مهمی در کیفیت مستندات دارد.
1-3-ساختار سند
  • ساختار سند (صفحه روی جلد، هدر، فوتر، وضعیت کفایت سند، وضعیت کنترل ) بر اساس دیسپلین و الگوهای تعریف شده در سازمان تعریف گردد.
2-3-محتوای سند
  • محتوای سند با فونت‌های متداول و سایز مشخص شده تدوین گردد.
  • متن روش اجرایی سلیس و روان باشد طوری که استفاده با یک بار خواندن آن پاراگراف یا جمله متوجه منظور آن سند شود.
  • در نگارش مستند مربوطه به آیین نگارش توجه شود از جمله: بکارگیری فعل در جملات، استفاده به جا از ویرگول، رعایت نیم فاصله در کلمات مربوطه نظیر نگارش می‌شود به جای می شود.
  • سمت‌های سازمانی یا شغل‌ها در نگارش سند اشاره شود، متاسفانه برخی از افراد نام اشخاص را در محتوای سند مربوطه درج می‌نمایند مثلا به جای اینکه ذکر شود مسئول انبار فرم رسید انبار را تکمیل می‌نماید ذکر می‌نمایند مهندس علی‌پور سید انبار را تکمیل می‌نماید.

4-شفاف‌سازی روال‌ها و قوانین مرتبط

  • همیشه در زمان تدوین مستندات باید خود را جای استفاده‌کننده سند قرار دهیم و طوری سند را بنویسیم که سند برای ذینفع صریح، شفاف و بدون ابهام باشد.
  • بدین منظور می‌توان از رویکرد  5Ws and How برای تدوین مستندات استفاده نمود البته در نگارش مستندات به دنبال چرایی نیستیم Why .
    How
  • چگونگی نحوه انجام موضوع را بیان می‌نماید که قدم‌های انجام کار به نوعی پاسخ به این سوال است.
   What
  • چه کاری انجام می‌دهیم.
   Where
  • به محل انجام کار اشاره می‌نماید.
   Who
  • توسط چه کسی این کار انجام شود در واقع سمت سازمانی یا مسئولیت‌های انجام کا را بیان می‌نماید.
   When
  • چه موقع این کار را انجام دهیم.

بهبود کیفیت مستندسازی تنها با بکارگیری مشاور حرفه‌ای، مشارکت کارکنان در طی زمان امکان پذیر است.

این مطلب توسط مهندس پیام خرازیان گردآوری شده است.
انتشار مطلب با ذکر نام نویسنده و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع است.

تیم ما با 25 سال تجربه مشاوره در سیستم‌سازی کسب و کار آمادگی دارد به مدیران ارشد در تهیه مستندات با کیفیت برای تحقق اهداف و مقاصد سازمان کمک نماید درخواست مشاوره خود را از طریق زیر اعلام نمائید.

درخواست مشاوره مدیریت

1درخواست کننده
2درخواست خدمات
  • مشخصات درخواست کننده

  • Hidden
    MM slash DD slash YYYY

 

 

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

برای امنیت، استفاده از سرویس reCAPTCHA گوگل مورد نیاز است که تابع Privacy Policy and Terms of Use است.