آمادگی ممیزی ایزو 9001

قبل از ممیزی خارجی سیستم مدیریت کیفیت، سازمان باید خود را آماده نماید و اکثر سازمان‌های ایرانی قبل از ممیزی خارجی اقدامات لازم جهت آمادگی در ممیزی صدور گواهینامه یا ممیزی مراقبتی ایزو 9001 را انجام می‌دهند.

فرآیند ممیزی بر اساس ایزو 19011 و به‌صورت نمونه‌ای است و ممیز، سیستم مدیریت کیفیت آن سازمان را بر اساس الزامات استاندارد ایزو 9001 وسایر الزامات مرتبط با آن سازمان بررسی می‌نماید.

سازمان  متقاضی ممیزی خارجی (ممیزی صدور گواهینامه یا ممیزی مراقبتی) باید قبل از ممیزی خارجی، تمام الزامات سیستم مدیریت کیفیت ایزو 9001 را رعایت نمایند.

مطلب آمادگی ممیزی ایزو 9001، بر مبنای تجارب پیام خرازیان با توجه به عدم انطباق‌هایی که عموماً در ممیزی خارجی  برای سازمان‌ها ثبت می‌شود، تهیه‌شده است و نکات مهمی از سیستم مدیریت ایزو 9001، که سازمان باید قبل از ممیزی خارجی به آن‌ها به‌صورت ویژه توجه نمایند تشریح شده است.

آمادگی ممیزی ایزو 9001

مهم‌ترین اقدامات لازم جهت آمادگی ممیزی ایزو 9001 ، به‌صورت خلاصه در زیر آمده است.

نکات مهمی که عموما در ممیزی خارجی ایزو 9001 ، توسط سازمان‌ها فراموش می‌شود در ویدیو زیر ارائه شده است .

برگزاری جلسه توجیهی برای کارکنان

به کارکنان در خصوص فرآیند ممیزی ایزو 9001، توضیحات لازم داده‌شده و از آ‌نها درخواست شود فقط در چارچوب سؤال پرسیده به ممیز پاسخ دهد یعنی توضیحات اضافی به ممیز داده نشود. توجه شود ممیز حرفه‌ای ایزو 9001، به دنبال یافتن سرنخ جهت بررسی نمونه‌های خود می‌باشد.

مثلاً: مدیرتولید سازمان در ممیزی فرآیند تولید، به‌صورت ناخواسته نام تأمینکننده ای را مطرح می‌نماید و ممیز نام تأمین کننده را یاداشت نموده و در ممیزی فرآیند خرید، سوابق ارزیابی تأمین کننده اعلام‌شده توسط مدیرتولید را درخواست می‌نماید.

اقدامات مرتبط با ریسک‌ها و فرصت‌ها

• ریسک‌ها و فرصت‌های کسب‌وکار و ریسک‌ها و فرصت‌های فرآیندهای سیستم مدیریت باید توسط سازمان قبل از ممیری بررسی شود و اقدامات مرتبط با آن نیز مشخص و به‌کار گرفته شود.

خط‌مشی کیفیت

• خط‌مشی کیفیت باید توسط مدیریت ارشد به کارکنان اطلاع‌رسانی شود، در طی فرآیند ممیزی، ممیز جهت اطمینان از درک خط‌مشی کیفیت توسط کارکنان، خط‌مشی کیفیت را از برخی کارکنان سؤال می‌نماید.

اهداف کیفیت

• اهداف کیفیت باید به مسئولین فرآیندها و کارکنان اطلاع‌رسانی شود.

فرآیندها و پایش و اندازه‌گیری فرآیندها

• مسئولین فرآیندها باید از فرآیند مرتبط با خودشان آگاه باشند و از نحوه پایش و اندازه‌گیری فرآیند و نتایج پایش و اندازه‌گیری فرآیند خود مطلع باشند.
• متاسفانه در بسیاری از ممیزی‌های خارجی مشاهده‌شده که پایش و اندازه‌گیری فرآیندها توسط یک نفر ( نماینده مدیریت یا تضمین کیفیت) در سازمان صورت می‌گیرد و مسئولین فرآیندها نقشی در پایش و اندازه‌گیری فرآیند نداشته و از نتایج پایش و اندازه‌گیری فرآیند نیز مطلع نیستند.

اطلاعات مستند شده

• نگهداری اطلاعات مستند شده (Maintained Documented Information ) به معنی ایجاد،به‌روز‌رسانی و کنترل مستندات است که معادل واژه کنترل مدارک در ویرایش قبلی ایزو 9001 (2008) است و حفظ اطلاعات مستند شده (Retain Documented Information) معادل واژه کنترل سوابق در ویرایش قبلی ایزو 9001 (2008)  است.

تحلیل داده‌ها

• داده‌های که در فرم‌ها ی سیستم مدیریت کیفیت ثبت می‌شوند باید جمع‌بندی شده  و توسط سازمان در حوزه‌هایی که استاندارد تعیین نموده است تحلیل شود.
  عموماً سازمان داده‌های سازمان را جمع‌بندی نموده و در قالب نمودار تهیه می‌نماید و تحلیلی بر روی آنها انجام نمی‌دهند. تحلیل باید درزمینه‌های زیر باشد:
• وضعیت اقدام اصلاحی ، گزارشی از اقدام اصلاحی تهیه‌شده و وضعیت اقدام اصلاحی تحلیل شود.
• انطباق با الزامات مرتبط با محصول – مراجعه به ورودی‌های بازنگری مدیریت
• تحلیل عملکرد و روند فرآیند  – مراجعه به ورودهای بازنگری مدیریت

استفاده از فنون آماری در تحلیل دادها از طرف استاندارد ایزو 9001 الزام نشده است و سازمان‌های پیشرو می‌تواند از فنون آماری SPC و استفاده از نمودار استخوان ماهی جهت ریشه‌یابی علل مشکلات استفاده نمایند.

بازنگری مدیریت

• سوابق بازنگری مدیریت شامل ورودی و خروجی‌های بازنگری مدیریت باید در سازمان ایجادشده و به ممیز ارائه شود.
• هرکدام از ورودی‌های بازنگری مدیریت به‌صورت گزارشی مجزاء تهیه شود، عموماً ورودی‌های زیر در بازنگری مدیریت فراموش می‌شود کا باید مدنظر قرار گیرد.

اهداف کیفی

• گزارشی از وضعیت تحقق اهداف کیفیت تهیه شود و در بازنگری مدیریت توسط مدیریت بررسی شود.
  

  خط‌مشی کیفیت

• خط‌مشی کیفیت به‌صورت دوره ای در جلسات بازنگری مدیریت بررسی شود، مثلاً ممکن است شما سال گذشته در خط‌مشی کیفیت به ” افزایش سهم بازار خارجی ” اشاره نموده باشید ولی در حال حاضر با توجه محیط بیرونی سازمان، دستیابی به این خط‌مشی امکان‌پذیر نمی‌باشد بهتر است این موضوع در بازنگری مدیریت موردبررسی قرار گیرد.

بازخورمشتری

• در این ورودی شکایت مشتریان، و رضایتمندی مشتریان موردبررسی قرار می‌گیرد.

عملکردفرآیندها  

• عموماً نتایج فرآیند فقط در دوره ای که مورد پایش و اندازه‌گیری قرارگرفته بررسی می‌شود و تحلیل بر روند فرآیند صورت نمی‌گیرد. بدیهی است که سازمان هایی که به‌تازگی سیستم مدیریت کیفیت را استقرار نموده‌اند عموماً نتایج یک دوره زمانی را برای شاخص‌های فرآیند، پایش و اندازه‌گیری نمودند و امکان بررسی روند در ممیزی صدور گواهینامه خارجی (سال اول)وجود ندارد.
  مثال: فرآیند تولید، شاخص درصد ضایعات برای دوره یک ماه محاسبه‌شده و روند تحلیل‌شده است.

انطباق با الزامات مرتبط با محصول

• مثلاً یکی از الزامات مرتبط با محصول زمان تحویل می‌باشد که قبل از عقد قرارداد توسط سازمان بازنگری شده و با مشتری در آن خصوص توافق می‌شود. حال می‌توان تحقق زمان تحویل را به‌صورت گزارشی تهیه ومورد تحلیل قرارداد.

• خروجی‌های بازنگری مدیریت، به‌صورت تصمیمات توسط مدیریت ارشد مشخص می‌شود که باید منابع مالی، مسئول انجام، مهلت انجام هر یک از تصمیمات مشخص شود. برخی از تصمیمات اتخاذشده در بازنگری مدیریت را می‌توان به اقدام اصلاحی یا پروژه‌های بهبود یا اهداف در سیستم مدیریت کیفیت متصل نمود.

ممیزی داخلی

• ممیزی داخلی حداقل یکبار قبل از ممیزی خارجی اجراء شده باشد و سوابق ممیزی داخلی نگهداری شده و عدم انطباق‌های شناسایی شده در فرآیند ممیزی داخلی باید مطابق مهلت زمانی تعیین‌شده، برطرف شده باشد.
• در طرح مميزی بايد مميز از مميزی شونده مستقل باشد يعني مثلا مسئول انبار در صورتي كه بعنوان مميز در فرآيند مميزی داخلی انتخاب شده باشد نمي تواند فرآيند خودش را مميزی كند و اين استقلال مميزی بايد در طرح مميزی در نظر گرفته شود

اقدام اصلاحی

• سوابق اقدام اصلاحی باید در سازمان نگهداری شود بسیاری از سازمان‌ها در زمان ممیزی ایزو 9001، سوابقی را از اقدام اصلاحی ایجاد ننموده‌اند.
• بهتر است به عدم انطباق‌های که در سازمان پیش می‌آید توجه نمایید برای آنها سیستم اقدام اصلاحی را اجراء نمایید.
• پیشنهادهای کارکنان در جهت بهبود سیستم مدیریت کیفیت را می‌توان به سیستم اقدام پیشگیرانه ارتباط داد.

رعایت نکات آمادگی ممیزی ایزو 9001 ،قبل از ممیزی خارجی ایزو 9001 توسط سازمان ممیزی شونده، می‌تواند منجر به دستیابی به نتایج اثربخش در ممیزی ایزو 9001 شود.

این مطلب توسط مهندس پیام خرازیان تهیه‌شده است.
انتشار مطلب با ذکر نام نویسنده پیام خرازیان و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع می‌باشد.