چگونه کسب و کار را سیستم سازی کنیم

سیستم سازی به معنای ایجاد ساختاری منظم و کارآمد برای انجام وظایف و فعالیت های مختلف است. با سیستم سازی می‌توان به افزایش بهره وری، کاهش هزینه‌ها، ارتقای کیفیت خدمات و در نهایت رشد و توسعه پایدار کسب و کار دست یافت.

در این مطلب گام به گام با نحوه سیستم سازی کسب و کار آشنا می‌شوید.

چگونه کسب و کار را سیستم سازی کنیم

سیستم سازی در هر کسب و کاری برای رشد و توسعه ضروری است. کسب و کار کوچک و متوسط بدون سیستم سازی نمی‌توانند بزرگ شده و به اهداف مد نظر دست یابند.
منظور از سیستم سازی، تدوین روال‌ها و گردش اطلاعاتی در فرآیندها یا واحدهای شرکت جهت سیستمایتک نمودن فعالیت‌های کارکنان در دستیابی به اهداف سازمان و رضایتمندی مشتری است.

بسیاری از مدیران ارشد اکثر سازمان‌های کوچک و متوسط:

• زمانی که تعداد کارکنان‌شان افزایش یافته یا فعالیت‌هایش گسترش می‌یابد متوجه اهمیت و ضرورت سیستم سازی می‌شوند. در این سازمان‌ها دیگر مدیران ارشد خودشان فرصتی ندارند تا درتمامی فعالیت‌های شرکت درگیر شوند.
• بدون بکارگیری مشاور حرفه‌ای با رویکرد Cut Copy Paste اقدام به طراحی اولیه سیستم می‌نمایند و به صورت سعی و خطا سیستم خود را مستند و بهبود می‌دهند.
• بدون توجه به سطح بلوغ سازمان تنها راه برون رفت از وضعیت بی سیستمی را خرید یک نرم‌افزار می‌دانند و بدون توجه به اجرای مقدمات لازم، اقدام به خرید نرم‌افزار می‌نمایند.

مراحل سیستم سازی

1-انتخاب مشاور سیستم

• اولین قدم، انتخاب مشاو سیستم است که به شما در ایجاد نظم و کارآمدی سیستم از طریق طراحی سیستمی متناسب با سازمان شما کمک می‌نماید.

2-شناخت وضعیت موجود

• در این مرحله وضعیت موجود سیستم شما در تطابق با الزامات استانداردهای بین‌المللی مد نظر و تجارب مشاور بررسی و ارزیابی شده و بر اساس آن برنامه زمان‌بندی و اقدامات مورد نیاز مشخص می‌گردد.

3-تدوین یا بازنگری ساختار سازمانی

• ساختار سازمانی بر اساس شناخت صورت گرفته در مرحله قبل، تدوین یا بازنگری می‌گردد.
• در این مرحله شغل‌ها و سمت‌های سازمانی مورد نیاز نیز مشخص می‌گردد.

4-مستندسازی (تدوین روال‌ها یا گرد‌ش کار)

• مستندات مورد نیاز برای اجرای هر یک از فرآیندها ( شامل فرم‌ها، دستورالعمل و …) تدوین شده و سپس گردش کار یا روال آن مشخص شده و در قالب سند روش اجرایی مستند می‌گردد.
• ابتدا مروال‌های تعریف شده تدوین شده و پس از نهادینه شدن در سازمان در سال‌های آتی از نرم‌افزار یا فناوری اطلاعات برای سیستم‌سازی استفاده می‌گردد.

5-آموزش و توانمندسازی

• پس از تدوین مستندات باید به آموزش و توانمندسازی کارکنان در زمینه اجرای این روش ها اقدام گردد.

6-نظارت و پایش

• سیستم سازی یک فرآیند پیوسته است. به همین دلیل به طور مداوم بر اجرای مستندات و روال‌های تعیین شده نظارت و پایش شود و در صورت نیاز، اصلاحات لازم انجام شود.

7-سیستم سازی با فناوری اطلاعات

• در نهایت، می توان با استفاده از نرم افزارها و ابزارهای فناوری اطلاعات، فرآیندهای سیستم سازی شده را خودکار و بهینه نمود.
• البته استفاده از فناوری باید پس از جاری سازی مستندات یا روال‌ها و بهبود آن‌ها در سازمان صورت گیرد و بکارگیری نرم‌افزارهای ERP در ابتدا بدون جاری سازی مستندات کاملا اشتباه می‌باشد

این مطلب توسط مهندس پیام خرازیان تهیه شده است.
انتشار مطلب با نرم نویسنده و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع است.