چگونه گزارش مدیریتی تهیه کنیم

گزارش مدیریتی ابزاری قدرتمند برای ارائه اطلاعات دقیق، تحلیل روندها و تصمیم‌گیری‌های آگاهانه مدیران است و نه تنها به مدیران در تصمیم‌گیری بهتر کمک مینماید، بلکه به بهبود عملکرد سازمان، افزایش کارایی و ایجاد شفافیت نیز کمک زیادی می‌نماید.

چگونه گزارش مدیریتی تهیه کنیم

مزایای بکارگیری گزارش مدیریتی

• ارایه اطلاعات دقیق و به روز و داده محور به مدیران کمک می‌نماید تا بر اساس تصویر واقعی از عملکرد سازمان، تصمیماتی را جهت بهبود شرکت اتخاذ نمایند.
• این تصمیمات با شناسایی ریسک‌های احتمالی و تعیین اقداماتی برای کاهش آن‌ها به ایجاد تصویر بهتر از آینده شرکت و بهبود بهره‌وری کمک می‌نماید.

قبل از تهیه گزارش مدیریتی

گردآوری اطلاعات

• اطلاعات مورد نیاز برای تهیه گزارش مدیریتی را گردآوری نمائید.
• اطلاعات گزارش کوتاه و مفید باشد و تمامی اطلاعات ضروری را در بر گیرد.

اطمینان از صحت اطلاعات

• قبل از تهیه گزارش مدیریتی، صحت تمامی اطلاعات را به دقت بررسی نمائید.

بخش‌های اصلی گزارش مدیریتی

 تصاویر

• تصاویر می‌توانند مفاهیم پیچیده را به سادگی بیان نماید نقشه‌های ذهنی از جمله ابزارهای تصویری پرکاربرد در گزارش‌های مدیریتی هستند.

انتخاب رنگ‌ها و فونت‌های مناسب

• انتخاب رنگ‌ها و فونت‌های مناسب باعث جذاب‌تر شدن گزارش می‌شود. از رنگ‌های متضاد برای برجسته‌سازی اطلاعات مهم استفاده نمائید.

استفاده از جداول

• جداول برای نمایش داده‌های عددی و مقایسه آن‌ها بسیار مفید است

 نمودارها در گزارش مدیریتی

• نتایج شاخص‌های کلیدی را در قالب نمودار تهیه نمائید.
• نوع نمودار باید متناسب با نوع داده‌ها باشد به عنوان مثال، برای نمایش نرخ رشد در طی زمان از نمودار خطی استفاده شود.
• واحدهای مورد استفاده در نمودار باید در محورهای نمودار استفاده شود.
• نمودارها در جای مناسب گزارش قرار گیرد و در صورتی که ترتیب آن در ارتباط مخاطب با داده‌ها اهیمت دارد ترتیب رعایت گردد.
• عنوان نمودار باید شفاف و مشخص بیان کننده نمودار باشد.
• رنگ یا طرح مورد استفاده در نمودار باید طوری باشد که در صورت پرینت نمودار توسط مخاطب، خوانا و قابل استفاده باشد.
• از تکرار اطلاعات موجود نمودار در متن گزارش مدیریتی خودداری نمائید.

بخش تحلیلی گزارش مدیریتی

• داده‌های ارایه شده تفسیر و تحلیل گردد.
• روندهای مثبت و منفی شناسایی و دلایل آن را بررسی گردد.
• بر اساس تحلیل‌ها، پیشنهاداتی برای بهبود عملکرد ارائه گردد.
• برای ریشه‌یابی و تحلیل دقیق‌تر بهتر است تحلیل به صورت تیمی صورت گرفته و نتیجه ان در گزارش مدیریتی منعکس گردد.

بازبینی مجدد گزارش

• پس از اتمام نگارش گزارش، گزارش را از نظر نگارشی و املایی بررسی نمائید.
• ارتباط و یکپارچگی بین بخش‌های مختلف گزارش را بررسی نمایید.

گزارش‌های مدیریتی در سیستم‌های مدیریتی

در سیستم‌های مدیریتی گزارشات مدیریتی مختلفی مورد نیاز است که در زیر برخی از آن اشاره شده است.

گزارش ممیزی سیستم مدیریت

• پس از اجرای ممیزی سیستم مدیریتی، گزارش ممیزی توسط مسئولین مربوطه تهیه و به مدیریت ارایه می‌گردد.

گزارش بازنگری مدیریت

• اطلاعات مرتبط با ورودی بازنگری مدیریتی سیستم‌های مدیریتی در قالب گزارشات مدیریتی تهیه شده و به مدیریت برای انجام بازنگری مدیریت ارایه می‌شود.

گزارش پایش و اندازه‌گیری عملکرد فرآیندها

• نتایج اندازه‌گیری فرآیندها در قالب گزارش مدیریتی تهیه شده و به مدیریت ارایه می‌شود.

این مطلب توسط مهندس پیام خرازیان گردآوری شده است.

انتشار مطلب با ذکر نام پیام خرازیان و آدرس سایت بلامانع است.