عوامل تاثیرگدار بر کیفیت گزارش ارزیابی تعالی سازمانی

گزارشات ارزیابی تعالی سازمانی در اکثر جوایز تعالی سازمانی در ایران بنا به دلایلی که در ادامه تشریح شده است کیفیت لازم را ندارد حتی با خواندن چندین باره محتوای گزارش ارزیابی تعالی سازمانی متوجه منظور نویسندگان گزارش نمی‌شویم در این مطلب به عوامل تاثیرگذار در کیفیت محتوای نگارش گزارش می‌پردازیم.

عوامل تاثیرگدار بر کیفیت گزارش ارزیابی تعالی سازمانی

• کیفیت گزارش ارزیابی تعالی سازمانی از مجموعه عوامل مختلفی تشکیل شده است مانند ساختار گزارش، فونت، زیبایی، تصاویر و محتوای گزارش، ارزیابان و روش ارزیابی تشکیل شده است که در این مقاله بر کیفیت محتوای گزارش ارزیابی تعالی سازمانی تمرکز شده است.
• اگر چه خواندن گزارش ارزیابی تعالی سازمانی نیاز به اطلاعات مقدماتی از مفاهیم تعالی و منطق ارزیابی مدل تعالی دارد اما باز هم گزارش ارایه شده توسط دبیرخانه جوایز یا ارزیابان قابل درک برای مدیران نیست.

مهمترین عوامل تاثیرگذار بر کیفیت گزارش ارزیابی تعالی سازمانی

دلایل مختلفی بر کیفیت محتوای گزارش ارزیابی تعالی تاثیرگدار است که برخی از مهمترین دلایلی که بر محتوای گزارش تاثیرگذار است در ادامه توسط مهندس پیام خرازیان تشریح شده است.

محدودیت زمان

• ارزیاب باید شناخت خود را نسبت به کسب و کار قبل از ارزیابی افزایش دهند و همچنین برای تهیه گزارش ارزیابی با کیفیت پس از اتمام ارزیابی زمان زیادی نیاز می‌باشد که اکثر ارزیابان زمان کمی را اختصاص می‌دهند.
• فرصت محدود ارزیابی در محل Site Visit باعث می‌شود تا ارزیابان فرصت کافی برای درستی نتایج ارایه شده توسط سازمان را نداشته باشند.

تجربه ارزیابان

• ارزیابی مدل تعالی نیاز به اشراف کامل به مدل‌ها و ابزارهای مدیریتی و تجربه کافی در ارزیابی دارد.
• متاسفانه اکثر ارزیابان تعالی تنها با الزامات یک یا چند سیستم مدیریت آشنایی مقدماتی دارند و دانش و مهارت کامل در خصوص موضوعات مختلف نظیرفرهنگ، رهبری، فناوری اطلاعات، مالی، استراتژی، بهره‌وری ندارند.
• تنها با آشنایی با استاندارد‌های مدیریتی یا ممیزی سیستم کسی نمی‌تواند ارزیاب حر‌فه‌ای گردد..

درک مسائل مرتبط با سازمان

قبل از حضور ارزیاب در درون سازمان، ارزیاب باید درک کاملی از موضوعات زیر داشته باشد تا بتواند ارزیابی خوبی را اجرا نموده و در نهایت گزارشی مفید برای سازمان تهیه نماید.

• ماموریت، مقصود و چشم‌انداز
• شناسایی ذی‌نفعان کلیدی
• استراتژی ‌های کلیدی
• خدمات و محصولات
• نتایج شاخص‌های عملکردی مالی کسب و کار

نگارش محتوای گزارش

• جملات سلیس و روان، کوتاه و دارای فعل باشد تا خواننده ارتباط بهتری برقرار نماید.
• از کلمات مرتبط با عناصر منطق رادار کمتر استفاده گردد.

ارتباطات در طی ارزیابی

• اگر ارزیابان نتوانند به راحتی با سایر واحدهای سازمان، ارتباط برقرار کنند و اطلاعات مورد نیاز خود را به دست آورند، کیفیت گزارش‌ها تحت تاثیر قرار خواهد گرفت.

اعتبارسنجی نتایج

• اگر ارزیابی تنها بر اطلاعات و داده‌ها متمرکز شود و به جنبه‌های کیفی مانند نظرات کارکنان یا اثربخشی استراتژی‌ها توجهی نشود، گزارش نهایی نمی‌تواند به طور کامل وضعیت سازمان را مشخص نماید.
• بدین منظور یکی از ابزارهای اعتبارسنجی داده‌ها و اطلاعات، کانون‌های متمرکز Focused Group است تا از طریق آن بتوان از اثربخشی رویکردها و نتایج ارایه شده توسط سازمان اطمینان حاصل نمود.
• با شناخت دلایل مشکلات کیفیت پایین گزارش ارزیابی تعالی سازمانی و اجرای اقداماتی متناسب با آن، می‌توانیم گزارش ارزیابی تعالی سازمانی با کیفیتی را تهیه نمائیم.

این مطلب توسط مهندس پیام خرازیان تهیه شده است.
انتشار مطلب با ذکر نام پیام خرازیان و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع است.