اشتباهات متداول مستندسازی سیستم مدیریت
با اطلاع از اشتباهات متداول مستندسازی سیستم مدیریت شما می‌تونید با طراحی مستنداتی کاربردی برای هر سازمان اقدام نمائید.
اشتباهات متداول مستندسازی سیستم
- مستندسازی سیستم یا طراحی مستندات بر اساس الزامات استانداردهای مدیریتی باید توسط متخصص با تجربه و دارای مهارت مستندسازی و آشنایی با الزامات استاندارد مربوطه صورت گیرد.
- منظور از مستندسازی یا طراحی مستنداتی تدوین مستنداتی نظیر روش اجرایی، خط مشی، اهداف، فرم‌ها، طرح کیفیت، دستورالعمل و …. است.
اشتباهات مستندسازی سیستم مدیریتی در ادامه تشریح شده است.
تطابق نداشتن با الزامات استاندارد
- برای مستندسازی سیستم مدیریتی باید با استانداردهای مربوطه آشنا باشید و در هنگام تهیه مستندات، به الزامات آن‌ها توجه کنید.
اقدام مورد نیاز:
- بکارگیری ماتریسی برای نمایش ارتباط الزامات استاندارد با فرآیندها به مستندسازی دقیق با درنظرگیری الزامات کمک می‌نماید.
ناکارآمد بودن ساختار مستندات
- تعرفی ساختار مستندات در مستندسازی سیستم مدیریتی بسیار مهم است. باید توجه داشته باشید که ساختار یا قالب‌های مناسب مستندات باعث روشن‌تر شدن محتوای آن‌ها می‌شود.
اقدام مورد نیاز:
- ساختار یا دسیپلین مستندات قبل از شروع به مستندسازی در سندی مجزا یا در روش اجرایی کنترل مدارک تعریف گردد.
- به عنوان مثال: هدر، فوت، صفحه روی جلد، اندازه و سایز فونت، ساختار فهرست.
کاربردی نبودن مستندات
- مستندات باید قابل فهم، استفاده‌پذیر باشند تا افراد در استفاده از آن‌ها مشکلی نداشته باشند عدم رعایت این نکته ممکن است باعث ایجاد ابهامات و سردرگمی در میان افراد شود.
اقدام مورد نیاز:
- بدین منظور باید متناسب با نیاز فرآیندها، الزامات مشتری و استاندارد مستندات مورد نیاز برای فرآیندها طراحی شود.
- تدوین دستورالعمل‌های کاری به زبان ساده و قابل فهم همراه با تصاویر برای کاربران به کاربردی بودن این نوع مستندات کمک می‌نماید.
- مشارکت دادن کارکنان در تدوین مستندات مورد نیاز فرآیندها
به‌روزرسانی نشدن مستندات
- سیستم مدیریتی یک سازمان ممکن است در طول زمان تغییراتی را تجربه نماید بنابراین، مستندات نیز باید به‌روزرسانی شوند تا با تغییرات جدید همراه باشند.
اقدام مورد نیاز:
- مستندات به صورت دوره‌ای بازنگری گردد این بازنگری به منظور تغییر مستندات نیست و منظور از بازنگری، بررسی کفایت مستندات است.
- در صورت تغییر در مستندات از طریق روال‌های تعیین شده تغییرات به اطلاع مسئولین مربوط رسانده شده و مطابق روش اجرایی کنترل مستندات تغییرات اعمال شود.
استفاده نکردن از ابزارهای مناسب
- ابزارهای متداول برای طراحی مستندات office و مجموعه ان ( Word -Visio ) است که برای تولید محتوای نوشتاری از Microsoft Word و برای طراحی فلوچارت‌ها می‌توان از نرم‌افزار Microsoft Visio استفاده نمود
طبقه‌بندی ننمودن مستندات
- در صورتی که مستندات دسته بندی نگردد در زمان ممیزی یا نیاز نمی‌توان به آسانی به آن‌ها دسترسی پیدا نمود.
اقدام مورد نیاز:
- دسته‌بندی فایل‌های مستندات در کامپیوتر شخصی یا سرور
- نگهداری سوابق کاغذی در زونکن‌ها به صورت منظم و تفکیک‌بندی شده باشد.
- با بکارگیری نکات فوق شما می‌توانید مستنداتی متناسب با هر سازمانی را طراحی نمائید.
این مطلب توسط مهندس پیام خرازیان تهیه شده است
انتشار مطلب با ذکر نام پیام خرازیان و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع است.
پیام خرازیان 
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.