5 نکته برای اثربخشی خودارزیابی تعالی سازمانی

اجرای اثربخش خودارزیابی تعالی به رهبران سازمان کمک می کند تا بتوانند نقاط قوت و فرصت‌های بهبود سازمان خود را براساس مدل‌های تعالی تعیین نموده و با طرحریزی و اجرای برنامه‌های بهبود، در مسیر سرآمدی و موفقیت گام بردارند. در ادامه نکات مهم در اثربخشی خودارزیابی تعالی سازمانی تشریح می‌شود

بر اساس نظرسنجی سازمان بهره وری آسیایی در سال 2009 :

بیش از 90 درصد سازمان‌های نظرسنجی شده، امتیاز خودارزیابی آنها پس از اولین خودارزیابی بهبودیافته است.
بیش از 83 درصد سازمان های نظرسنجی شده، اعتقاد دارند که مدل تعالی سازمانی “خیلی مهم ” یا “اساسی: برای دستیابی به مزیت رقابتی می‌باشد.
تمامی سازمان‌های نظرسنجی شده انتظار دارند که رشد سودآوری، بهره وری و فروش را در آینده شاهد باشند.
با توجه به اطلاعات فوق، می‌توان دریافت که اثربخشی خودارزیابی تعالی، موفقیت سازمان را در مسیر سرآمدی، افزایش می‌دهد.

انواع روش‌های خودارزیابی براساس EFQM :

روش خودارزیابی پرسشنامه تعالی
روش خودارزیابی کارگاهی
روش خودارزیابی پروفورما
روش خودارزیابی شبیه‌سازی جایزه
روش خودارزیابی تلفیقی

با توجه به تجارب پیام خرازیان درزمینه تسهیلگری خودارزیابی تعالی به 5 نکته برای اثربخشی خود ارزیابی تعالی سازمانی می‌پردازیم.

اثربخشی خودارزیابی تعالی سازمانی

نکته 1- مدل تعالی متناسب با سازمان خود را جهت خودارزیابی تعالی انتخاب نمایید.

مدل‌های تعالی سازمانی مختلفی در کشورهای مختلف طراحی و اجرا شده است محبوب‌ترین آنها، مدل تعالی EFQM در اروپا، جایزه دمینگ در ژاپن و مدل مالکوبالدریج در امریکا می‌باشد مدل‌های تعالی سایر کشورها عموماً از این مدل‌ها الگوبرداری شده است.
مدل تعالی سازمانی، یک مدل غیر تجویزی است که برای سازمان‌ها ارزش‌افزوده ایجاد می‌نماید.
در ایران نیز از سال 82 جوایز تعالی سازمانی بر اساس مدل تعالی سازمانی EFQM مطرح شد و در سال‌های بعد این مدل بومی شد. متاسفانه برخلاف سایر کشورها در ایران سازمان‌ها و ارگان‌های غیرمستقل و دولتی برگزارکننده جوایز تعالی سازمانی می‌باشند و تعداد این جوایز تعالی در ایران هر سال رو به افزایش می‌باشد.
پیشنهاد می‌شود سازمان خود را بر اساس بهترین تجاب موفق اروپایی مدل EFQM خودارزیابی نمایید یا درصورتی‌که خدمات آموزشی یا درمانی ارائه می‌نمایید از مدل مالکوم بالدریج استفاده نمایید.

نکته 2 –انتخاب مناسب‌ترین روش خود ارزیابی تعالی

در انتخاب روش خودارزیابی باید به سطوح بلوغ سازمانی، سابقه به‌کارگیری ابزارها و سیستم‌های مدیریتی در سازمان توجه نمود.
مدل تعالی سازمانی EFQM، جهت انتخاب روش خودارزیابی با توجه به سطوح بلوغ سازمانی، ماتریسی به شرح زیر ارائه نموده است.

نکات انتخاب روش خودارزیابی تعالی
1- سازمانی که آغاز مسیر تعالی بوده و تاکنون ابزارها و مدل‌های مدیریتی را اجرا نکرده است از روش خود ارزیابی پرسشنامه استاندارد یا پرسشنامه اختصاصی استفاده نماید
2- سازمانی که آغاز مسیر تعالی بوده و ابزارها و مدل‌های مدیریتی را به‌صورت اثربخش، جاری‌سازی نموده است از روش خودارزیابی پروفورما کارگاهی استفاده نماید.
3- سازمانی که حداقل یک بار خودارزیابی تعالی را انجام داده است، باید روش خودارزیابی خود را توسعه دهد مثلاً درصورتی‌که روش پرسشنامه را اجراء نموده است در خودارزیابی آتی ازروش پروفورما کارگاهی استفاده نماید.
4- درصورتی‌که می‌خواهید خودارزیابی را در زمان اندک اجرا نمایید، بهترین روش پرسشنامه خودارزیابی تعالی می‌باشد.

نکته 3 – تعیین تیم و ساختار اجرای خودارزیابی تعالی سازمانی

انتخاب مدیران باانگیزه در هسته مرکزی فرآیند خودارزیابی تعالی، نقش مهمی در اثربخشی خودارزیابی تعالی سازمانی دارد.
در طرحریزی فرآیند خودارزیابی باید تسهیلگر خودارزیابی (مشاور)، مدیر تعالی، اعضای کمیته تعالی، دبیرخانه تعالی سازمانی، تیم خودارزیابی (کمیته‌های خودارزیابی تعالی) تعیین شده و مسئولیت‌ها، روش‌های ارتباطی و نحوه انجام فعالیت شفاف و مشخص شود.

نکته 4 – حضور و مشارکت فعالانه مدیرعامل و مدیران ارشد در فرآیند خودارزیابی تعالی

حمایت و مشارکت فعالانه مدیرعامل سازمان و مدیران ارشد در فرآیند خودارزیابی، نقش مهمی جهت تشویق و مشارکت سایر کارکنان دارد. مدیران ارشد و مدیرعامل باید در جلسات خودارزیابی، اولویت‌بندی برنامه‌های بهبود و اجرای پروژه‌های بهبود حضور مستمر و فعالانه داشته باشند.

نکته 5 –الویت بندی، برنامه‌ریزی و اجرای برنامه‌های بهبود

پس از تعیین نقاط قوت و فرصت‌های بهبود، برنامه‌های بهبود الویت بندی شده و برنامه زمان‌بندی پروژه‌های بهبود تدوین می‌شود سپس برنامه‌های بهبود مشخص‌شده اجراء می‌شود.

این مقاله توسط مهندس پیام خرازیان تهیه شده است.
انتشار این مقاله با ذکر نام پیام خرازیان و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع است.