وظایف مشاور ایزو

وظایف مشاور ایزو در قالب تعهداتی در خدمات مشاوره به شرکت‌ها در قرارداد مشاوره ایزو به صورت کلی اشاره می‌شود که در این مطلب با توجه به تجارب پیام خرازیان این وظایف تشریح شده است.

وظایف مشاوره ایزو

تعریف خدمات مشاوره مدیریت

مجموعه‌ای از فعالیت‌های میان‌ رشته‌‌ای است که شامل کارهای فکری در حوزه مدیریتی و فنی بوده و هدف از انجام ان‌ها ایجاد ارزش و یا ترویج تغییرات در سازمان‌ها است این فعالیت‌ها یا ارائه مشاوره و پیشنهاد دادن راه حل‌(ها) با توجه به اقدامات عملیاتی حساب شده همراه می‌باشد. ( منبع استاندارد ISO 20700 )

مشاوره ایزو

بسیاری از افرادی با عنوان “مشاور ایزو” اقدام به کپی مستندات سایر شرکت‌ها از طریق رویکرد Cut Copy Past می‌نمایند.
مشاوره ایزو فردی است با تجربه و دارای تخصص که در فرآیند طرحریزی، آموزش و نظارت بر اجرای سیستم مدیریتی مورد نظر به شرکت‌ها کمک می‌نماید.
مشاو ایزو همانند یک طراح لباس است که لباسی متناسب اندازه شما طراحی می‌نماید در صورتی که این لباس اندازه شما نباشد شما پس از چند بار استفاده بناچار آن لباس را کنار خواهید گذاشت.
بسیاری از شرکت‌ها بدلیل تناسب نداشتن مستندات سیستم مدیریتی با سازمانشان از مزایای واقعی استانداردهای مدیریتی بهره‌مند نیستند و تنها خودشان را برای ممیزی خارجی شرکت‌های گواهی‌دهنده آماده می‌نمایند.
مشاوره در واقع آموزش تدریجی است که فرد متخصص و باتجربه به مرور تجارب خود در خصوص موضوع خدمات مشاوره را به کارکنان شرکت منتقل می‌نماید.

شرح وظایف مشاور ایزو

مهمترین وظایف مشاور ISO :

تعیین نیازها و انتظارات مشتری و در نظرگیری آن‌ها در شرح خدمات به کارفرما.
تعیین دامنه، حدود و خدمات مشاوره به صورت شفاف قبل از تعهد به کارفرما.
شناسایی ریسک‌های مرتبط با پروژه و برنامه‌ریزی جهت پاسخ به آن‌ها.
جلب حمایت و همکاری مدیریت ارشد جهت ارائه خدمات مشاوره قبل از تعهد به کارفرما.
آگاهی‌رسانی به مدیران ارشد در خصوص مزایای واقعی بهره‌مندی استقرار سیستم مدیریتی.
تدوین روش‌های ارتباطی در پروژه قبل از شروع پروژه شامل:
ارتباط با افراد در خصوص تایپ مستندات تهیه شده؛
گزارش‌دهی در خصوص مسائل سیستم مدیریتی با نماینده شرکت در امور سیستم؛
ارتباط با مدیریت ارشد از طریق جلساتی نظیر کمیته راهبری یا بطور مستقیم؛
و…
آموزش مسائل مرتبط با سیستم‌های مدیریتی به کارکنان.
جلسه با مسئولین فرآیندها به منظور شناخت وضعیت موجود یا طرحریزی سیستم.
ارزیابی وضعیت موجود سازمان و تهیه گزارش شناخت از وضعیت موجود شرکت ( در صورت نیاز)
تدوین برنامه‌زمان‌بندی استقرار سیستم مدیریتی مورد نظر.
طرحریزی سیستم مدیریتی مورد نظر شامل:
شناسایی فرآیندهای شرکت و تعیین توالی و تعامل بین فرآیند؛
همکاری در تدوین شاخص‌های فرآیندها؛
تدوین مستندات مورد نیاز برای اجرای فرآیندها نظیر روش اجرایی، دستورالعمل‌ها، فرم‌ها و …؛
نظارت بر اجرای مستندات طرحریزی شده توسط مسئولین فرآیندها.
بازنگری مستندات سیستم مدیریت بر اساس بازخوردهای دریافتی یا نتایج ممیزی( ممیزی داخلی یا خارجی).
ارائه توصیه‌ها و پیشنهادات در جهت بهبود سیستم مدیریتی به نماینده شرکت در امور سیستم.
پاسخگویی به سوالات مسئولین فرایندها در خصوص موضوعات سیستم مدیریتی مورد نظر.
ارتباط مستمر با نماینده شرکت ( مسئول تضمین کیفیت یا سیستم‌ها و روش‌ها) در خصوص مسائل مرتبط با طرحریزی و نظارت بر اجرای سیستم.
تنظیم صورتجلسه از خدمات مشاوره ارائه شده به شرکت و اخذ امضاء نماینده شرکت.
تهیه گزارش از وضعیت تحقق فعالیت‌ها به نماینده کارفرما و مدیران ارشد.
ارائه گزارش هزینه‌های ایاب و ذهاب یا اقامت به نماینده شرکت.
حفظ محرمانگی اطلاعات کارفرما در طی خدمات مشاوره سیستم.
جلب مشارکت کارکنان در طرحریزی سیستم مدیریت و اجرای آن.
برنامه‌‌ریزی جهت رفع موانع استقرار سیستم مدیریت در شرکت با نظر مدیران ارشد شرکت. ( در صورت وجود موانع).
برنامه‌ریزی جهت اجرای ممیزی داخلی.
همکاری در اجرای ممیزی داخلی با حضور افراد آموزش دیده درون شرکت.
افزایش آگاهی به مدیران شرکت جهت ارزیابی و انتخاب شرکت گواهی‌دهنده معتبر متناسب با مقاصد شرکت.