نگارش پیشنهاد مشاوره سیستم مدیریت
کارشناسان یا مشاورین سیستم‌های مدیریت ، قبل از انعقاد قرارداد با سازمان‌ها با توجه به‌اندازه سازمان و پیچیدگی فرآیندها سازمان ، خدمات مشاوره‌ای خود را در قالب پیشنهاد مشاوره سیستم مدیریت آماده می‌نمایند.
در این مطلب ساختار و نحوه نگارش پیشنهاد مشاوره سیستم مدیریت آن با توجه به تجربه مهندس پیام خرازیان ارائه می‌شود.
پیشنهاد مشاوره سیستم‌های مدیریتی شامل مشاوره ایزو 9001،مشاوره ایزو 14001 و سایر سیستم‌های مدیریتی از ساختار یکسانی پیروی می‌نماید در این ساختار متناسب با هر یک از استانداردها ، خدمات موردنظر تشریح می‌شود.
مدت‌زمان ارائه خدمات مشاوره سیستم مدیریتی ، با توجه به‌اندازه سازمان و پیچیدگی فرآیندها، می‌تواند توسط مشاور تعیین شود. برای سازمان‌های کوچک جهت استقرار سیستم مدیریت کیفیت ایزو 9001 حداقل 3 تا 4 ماه زمان پیشنهاد می‌شود.
پیشنهاد مشاوره سیستم مدیریت
پیشنهاد خدمات مشاوره ایزو از دو بخش اصلی تشکیل‌شده است :
- پیشنهاد فنی که شامل مراحل استقرار است
- پیشنهاد مالی شامل مراحل پرداخت و نحوه پرداخت است.
1- پیشنهاد فنی مشاوره سیستم مدیریت
ساختار نگارش پیشنهاد مشاوره سیستم مدیریت
با توجه به اینکه مراحل استقرار سیستم‌های مدیریتی از تعدادی گام تشکیل‌شده است این گام‌ها می‌تواند در پیشنهاد خدمات مشاوره ایزو ذکرشده و هر یک متناسب با استاندارد مدیریتی درخواستی، تشریح شود.
فاز شناخت وضعیت موجود سیستم مدیریت
در این مرحله وضعیت موجود سیستم مدیریت با توجه به استاندارد مدیریتی درخواستی توسط مشاور بررسی‌شده و در قالب گزارش شناخت وضعیت موجود ارائه می‌شود.
این فاز معمولاً در سازمان‌های کوچک، اجرا نمی‌شود.
فاز آموزش
استانداردهای مدیریتی درخواستی ، توسط مشاور به کارفرما آموزش داده می‌شود . این آموزش می‌تواند با توجه به سطوح مدیریتی و کارشناسی سازمان به دوره‌های مختلفی تفکیک شود
برای استاندارد ایزو 9001 ، دوره ایزو 9001 و دوره ممیزی داخلی در پیشنهاد مشاوره ایزو 9001 در نظر گرفته می‌شود در سازمان‌های بزرگ آموزش برای سطوح مدیران و کارشناسان تفکیک می‌شود.
فاز مستندسازی
مستندات سیستم مدیریتی با توجه به استاندارد مدیریتی درخواستی در پیشنهاد مشاوره سیستم مدیریتی اشاره می‌شود با توجه به اینکه مشاور قبل از ورود به سازمان ، نسبت به مستندات موردنیاز با توجه به ماهیت سازمان شناختی ندارد ، در این مرحله مشاور ، مستندات موردنیاز با توجه به الزامات استاندارد موردنظر رو در پیشنهاد مشخص می‌نماید.
فاز نظارت بر اجرای سیستم مدیریتی
در این مرحله مشاور سیستم مدیریت بر اجرای سیستم مدیریت نظارت می‌نماید در صورت نیاز مستندات طراحی‌شده در این فاز بازنگری می‌شود.
هر یک از مستندات طراحی‌شده در فاز قبل ، بلافاصله توسط سازمان اجراشده و مشاور بر اجرای آن نظارت می‌نماید.
فاز ممیزی
جهت اطمینان از اثربخشی سیستم مدیریتی قبل از حضور ممیز خارجی ، ممیزی داخلی توسط گروه مشاور ایزو با همکاری سازمان صورت می‌گیرد.
درصورتی‌که سازمان در ممیزی داخلی عدم انطباقی نداشته باشد یا پس از برطرف سازی عدم انطباق‌ها ،هماهنگی با ممیز خارجی و حضور مشاور در فرآیند ممیزی خارجی انجام می‌شود.
2- پیشنهاد مالی مشاوره سیستم مدیریت
معمولاً 20 % از مبلغ قرارداد به‌عنوان پیش‌پرداخت در ابتدای قرارداد توسط کارفرما به مشاور پرداخت می‌شود و الباقی مبالغ در انتهای هر فاز به مشاور پرداخت می‌شود.
پرداخت خدمات مشاوره ، پس از تائید نماینده کارفرما با توجه به صورت‌جلسات فی‌مابین مشاور کارفرما صورت می‌گیرد.
این مطلب توسط پیام خرازیان تهیه‌شده است
انتشار مطلب با ذکر نام پیام خرازیان و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع است.
پیام خرازیان 
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.