تدوین گزارش ممیزی
تدوین گزارش ممیزی استانداردهای مدیریتی، در دستیابی به نتایج مورد انتظار سیستم‌های مدیریتی نقش مهمی ایفا می‌نماید
ساختار نگارش گزارش ممیزی استانداردهای مدیریتی بر اساس راهنمای مرکز اعتبار دهی بین‌المللی IAF ، توسط پیام خرازیان ترجمه‌شده است .
ساختار نگارش گزارش ممیزی در ممیزی خارجی علاوه بر راهنمای زیر از قوانین شرکت گواهی دهنده CB نیز پیروی می‌نماید.
ذی‌نفعان گزارش ممیزی ، ممکن است به اطلاعات متفاوتی نیاز داشته باشد ، بنابراین ساختار تدوین گزارش ممیزی باید نیازهای متفاوت را پاسخگو باشد
گزارش ممیزی باید اطلاعات موردنیاز را تأمین نماید،نیازهای کاربران را با روشی متعادل برآورده نموده و ارزش‌افزوده ایجاد نماید.
ممکن است یک‌طرف ذی‌نفع نیاز داشته باشد بداند :
- سیستم مدیریت با الزامات تطابق دارد
- هرگونه فرصت برای بهبود
- هرگونه عدم انطباق و زمینه‌های نگرانی
- سیستم مدیریت ریسک‌های مرتبط با دستیابی و حفظ کیفیت را به‌طور مناسب برطرف نموده است
- اطلاعات برای برنامه‌ریزی ممیزی آینده
- نواحی که پیگیری آن ضروری است.
- اطلاعات اضافی لازم برای تصمیم‌گیری صدور گواهینامه / تمدید آن
رئوس مطالب ساختار گزارش ممیزی
گزارش ممیزی می‌تواند مستقل باشد یا به سایر اسناد و مدارک ارجاع شود تمامی سرفصل‌های زیر برای گزارش ممیزی قابل به‌کارگیری نیست توالی سرفصل‌ها در ممیزی مستقل می‌تواند متفاوت باشد.
1-مقدمه (Introduction )
در این بخش گزارش باید به الزامات مرتبط در استاندارد ایزو 17021 و راهنمای سیستم مدیریت ممیزی ایزو 19011 اشاره شود.
2-خلاصه اجرایی (Executive Summary)
خلاصه‌ای از اثربخشی کلی سیستم مدیریتی شامل اطلاعات مربوط به :
- نقاط قوت
- فرصت های بهبود
- بهبود مداوم
- سایر شاخص های کلیدی عملکرد
نکات برجسته ممیزان و یافته‌های مرتبط با عدم انطباق‌ها یا زمینه‌های نگرانی( که می‌تواند منجر به بروز عدم انطباق شود مگر اینکه به‌طور رضایت‌بخشی برطرف شود) در این قسمت بیان می‌شود.
نتیجه‌گیری ممیزی در خصوص انطباق با استاندارد سیستم مدیریتی ممیزی شده و هرگونه توصیه‌ها باید بیان شود
همچنین باید از سازمان ممیزی شونده، به خاطر مهمان‌نوازی ، همکاری و پاسخگو بودن در طی فرآیند ممیزی تشکر شود.
3-تعهد مدیریت،اهداف کلان و خرد
در این قسمت باید در مورد فرآیندهای سازمان برای تعیین ، تنظیم و سیاست‌های ارتباطی و اهداف اظهارنظر نمود آن می‌تواند موارد زیر را پوشش دهد:
پایش،اندازه‌گیری،گزارش‌گیری و بررسی اهداف کلیدی عملکردی این شامل اظهارنظرهای مناسب در مورد پیشرفتی که سازمان در برابر اهداف خود از آخرین ممیزی انجام داده است ( درصورتی‌که سازمان در حال انجام ممیزی اولیه باشد ممکن است هنوز سوابق کافی برای دستیابی به مقاصد ممیزی وجود نداشته باشد.)
4-اقدامات انجام‌شده برای ممیزی‌های قبلی
در این بخش نظرات در خصوص توانایی سازمان برای تعیین علل ریشه‌ای مشکلات کیفی قبلی و اثربخشی اقدامات انجام‌شده چنین موقعیت‌هایی و جلوگیری از برزو مجدد آن‌ها لحاظ می‌شود.همچنین باید در خصوص کفایت فرآیندهای رسمی برای اقدام اصلاحی یا پیشگیرانه اظهارنظر نمود.
درجاهایی که قبلاً عدم انطباق شناسایی‌شده ، باید در مورد توانایی اعتمادبه‌نفس در شناسایی عدم انطباق‌های بالقوه و جلوگیری از وقوع مجدد آن‌ها، اظهارنظر نمود.
5-ممیزی داخلی، بازنگری مدیریت و بهبود مستمر
در این بخش در مورد زمان‌بندی و اثربخشی ممیزی ، بازنگری مدیریت و فرآیندهای بهبود مداوم با توجه به ریسک‌های وابسته با دستیابی و حفظ کیفیت اظهارنظر می‌شود.
علاوه بر آن باید درباره پیشرفت سازمان اظهارنظر شود شامل :
- اقدامات برنامه‌ریزی‌شده برای بهبود مداوم
- پایش اطلاعات مرتبط با نظرسنجی مشتریان و برداشت‌های مشتریان از عملکرد سازمان مرتبط باکیفیت
6-تأثیر قابل‌توجه تغییرات(در صورت وجود)
این بخش می‌تواند در انواع ممیزی مدنظر قرار گیرد اما بیشتر از ممیزی‌های اولیه در ممیزی‌های مراقبتی و صدور گواهینامه قابل‌اجرا است جزییاتی که باید ثبت شود شامل تأثیر تغییرات در ، به‌عنوان‌مثال : مالکیت ،امکانات و تجهیزات ،کارکنان کلیدی،سیستم‌های مدیریتی،دامنه گواهینامه و غیره .
7-الزامات سیستم و روابط متقابل،کارکردها،فرآیندها،نواحی ممیزی شده:
عنوان یا زیر عنوان این بخش در گزارش ممیزی ممکن است نیاز به شخصی‌سازی داشته باشد تا صریحاً به کارکردهای خاص،حوزه‌ها ، فرآیندها و غیره ارجاع شود، به‌عنوان‌مثال “فروش”،”انبار”،”آموزش و شایستگی”، ” اموال مشتری / رضایتمندی ” و غیره.
موارد زیر باید در این بخش مشخص شود :
- استاندارد مدیریت کیفیتی که به‌عنوان پایه ممیزی مورداستفاده قرار می‌گیرد ( نظیر ISO 9001:2015، ISO 13485:2016 و …)
- وضعیتی که ممیزی شده است.
- اسناد و سوابق مورداستفاده در طی ممیزی مانند : برگه‌های شواهد،برنامه ممیزی،سوابق ممیزی،پیگیری‌های ممیزی
این بخش می‌تواند برای اظهارنظر در مورد انطباق سیستم مدیریت سازمان با الزامات سیستم مدیریتی موردنظر( بند یا الزام استاندارد مدیریت کیفیت موردنظر) استفاده شود
به‌طور مشابه ، می‌توان از آن برای اظهارنظر در مورد ” ارتباط متقابل سیستم” یعنی روشی که در آن جنبه‌های مختلف سیستم مدیریت سازمان باهم کار می‌کنند با تأثیرات مثبت یا منفی در توانایی سیستم مدیریتی در برآورده سازی خروجی مورد انتظار است .
چنین اظهارنظری بر اثربخشی اتصال نمودن بین الزامات استاندارد و عواملی مانند سیاست سازمان، اهداف عملکردی ، هرگونه الزام قانونی قابل‌اجرا، مسئولیت‌ها، شایستگی کارکنان،روش‌های عملیاتی ، داده عملکرد، یا یافته‌ها و نتیجه‌گیری ممیزی داخلی
نظرات در خصوص فرآیندها ، بیشترین قسمت گزارش ممیزی را در ممیزی فرآیندهای سیستم مدیریتی به خود اختصاص می‌دهد این گزارش الزامات قابل کاربرد استاندارد موردنظر را برای فرآیند را تحت پوشش قرار می‌دهد برنامه‌ریزی،اهداف فرآیند، اطلاعات مستند شده، مسئولیت‌ها و اختیارات،شایستگی و آگاهی ،شناسایی،ردیابی،اندازه‌گیری ،پایش،کالیبراسیون،کنترل خروجی نامنطبق،بهبود مداوم فرآیند و غیره .
8-بازدید سایت Site Inspection
در این بخش اظهارات مربوط به شرایط سایتی که ممیزی شده نوشته می‌شود همچنین هرگونه شرایط مغایر یا غیرمعمول یا مشاهدات را بیان می‌نماید.
9-ارزیابی انطباق الزامات قانونی، مقررات و سایر الزامات و ارتباطات.
این بخش باید نظرات خود را درباره :
- سیستم‌های سازمان برای تعیین الزامات قانونی یا الزامات خاص مربوط به فعالیت‌های صنعت خاص و
- یک روشی برای ارزیابی دوره ای نظیر الزمات و..
- آن سیستم‌ها برای برقراری ارتباط برای هرگونه تغییر آن‌ها.
10-اثربخشی مداوم سیستم مدیریتی
این بخش اظهارنظر برای ارزیابی کلی از اثربخشی کلی مداوم سیستم مدیریت کیفیت سازمان و ” دامنه گواهینامه آن” با در نظرگیری تغییرات داخلی و خارجی از آخرین ممیزی انجام‌شده را بیان می‌کند.( این بخش برای ممیزی اولیه کاربردی ندارد)
11-استفاده از علائم یا هر مرجع دیگر برای صدور گواهینامه
این بخش باید سوابق راه‌هایی که سازمان گواهینامه یا نشان اعتباردهی را استفاده می‌نماید(نظیر تبلیغات چاپی بر وسایل ) و هرگونه نگرانی برای استفاده از آن باید در گزارش ممیزی برجسته شود.
12-مسائلی که نیاز به توجه بیشتر دارند.
در این بخش هرگونه مسائل موردنیاز آتی و تاریخ‌های انجام اقدامات برنامه‌ریزی‌شده نظیر عدم انطباق‌ها،مسائل باقی‌مانده برای پیگیری بسته شدن عدم انطباق‌ها،سایر نگرانی‌ها و غیره، از طریق ثبت موردتوجه قرار می‌گیرد(در صورت وجود)
13-سلب مسئولیت
گزارش ممیزی باید شامل بیانیه سلب مسئولیت باشد تا ممیزی مبتنی بر فرآیند نمونه‌گیری از اطلاعات در دسترس و عدم قطعیت در شواهد ممیزی است که ممکن است در یافته‌های ممیزی منعکس شود.
کسانی که به نتایج و نتیجه‌گیری‌های ممیزی اتکا می‌کنند باید از این عدم قطعیت آگاه باشند.
ممیز باید قبل از اتخاذ تصمیم نهایی در مورد اعطای گواهینامه یا تمدید آن باید، توصیه‌های ممیزی را به‌صورت مستقل بررسی نماید .
این مطلب ، توسط پیام خرازیان ترجمه‌شده است .
انتشار مطلب با ذکر نام مترجم پیام خرازیان و آدرس سایت منبع بلامانع است
منبع :
پیام خرازیان 
با سلام
از مطالب مفیدتان سپاسگزارم
آمادگی همکاری در ممیزی و ارزیابی شرکتها و سازمانها را با آن شرکت محترم دارم
با تشکر از نظرات شما
تیم ما به صورت حقیقی در حوزه استانداردهای مدیریتی و مدل‌های تعالی سازمانی در حوزه آموزش، مشاوره و ممیزی یا ارزیابی مستقل فعالیت می‌نماید
امید است شرایط همکاری به صورت تیمی در پروژه‌های آتی فراهم شود تا از تجارب شما استفاده شود