فرآیندهای سیستم مدیریت

طرحریزی فرآیندهای سیستم مدیریت نقش مهمی در استقرار سیستم های مدیریتی دارد در استانداردهای مدیریتی به شناسایی فرآیندها ، تعیین ورودی و خروجی فرایند ها و تعیین معیارهای پایش و اندازه گیری فرایندها و رویکرد فرآیندی تاکید شده است.
.در این مطلب نحوه طرحریزی فرآیندهای سیستم مدیریتی بر اساس الزامات استانداردهای مدیریتی را تشریح می کنیم.

مهمترین استانداردهای مدیریتی که در آن به فرآیندهای سیستم مدیریت اشاره نموده است شامل:

فرآیندهای سیستم مدیریت را بر چه اساسی تعیین نماییم؟

  • بر اساس جوهره  و مقاصد سازمان
  • بر اساس دامنه سیستم مدیریتی
  • شناخت از سازمان
  • مصاحبه با مسئولین فرآیندهای سازمان
  • بهترین تجارب موفق سازمان ها

مصاحبه نقش مهمی در شناسایی فرآیندهای سیستم مدیریتی دارد در برخی از سازمان ها، شناسایی فرآیندهای ان نیاز به شناخت دقیق مشاور از ان سازمان دارد .
مثال :
در یک سازمان A ، فرآیند فروش و فرآیند بازاریابی به تفکیک شناسایی شده است و در سازمان B ، فقط فرآیند فروش شناسایی شده و فعالیت های بازاریابی در داخل فرآیند فروش اجراء می شود.

 

مهمترین موضوعات طرحریزی فرآیندهای سیستم مدیریت :

تعیین ورودی و خروجی های فرآیندها

ورودی های موردنیاز و خروجی های مورد انتظار از هر فرآیند تعیین شود بدین منظور سازمان می تواند روش های مختلفی این ورودی و خروجی ها را به نمایش گذارد.
ورودی و خروجی هر یک از فرآیندها را می توان از طریق مدل های فرآیندی تعیین نمود عمومی ترین روش جهت تعیین ورودی و خروجی فرایندهای روش SIPOC می باشد.

تدوین شناسامه فرآیند برای هر یک از فرآیندهای سازمان، یکی از روش های متداول در تعیین ورودی و خروجی فرآیندهای سازمان می باشد

تعیین توالی و تعامل فرآیندها

در یک سازمان معمولا چندین فرآیند وجود دارد و توالی و تعامل بین فرآیندها از طریق ترسیم فلوچارت یا ترسیم تقشه فرایندها امکان پذیر می باشد.

نقشه فرآیند

نقشه فرآیند یک ابزار تصویری برای تعیین تمامی فرآیندها و درک بهتر از توالی بین فرآیندها را مشخص می نماید.

نقشه فرآیند موارد زیر را می تواند شامل شود:

  • ورودی ها
  • فرآیندهای اصلی
  • تعامل بین فرآیندها با فلش ها
  • خروجی ها
  • فرآیندهای پشتیبانی

مثال توالی و تعامل فرآیندها :

تعیین معیارها و روش های مورد نیاز جهت اطمینان از اثربخشی این فرآیندها

معیارها و روش های آن جهت اطمینان از اثربخشی اجرای فرآیندها و تعیین شاخص های عملکرد جهت پایش و اندازه گیری می باشد.

مثال شاخص های فرآیند

شاخص های پایش و اندازه گیری در فرآیند های مدرسه

تعیین منابع مورد نیاز جهت اجرای این فرآیندها

منابع شامل مواد اولیه، تامین کننده مشخصات امکانات و هر چیر دیگری که به کار گرفته می شود.

تعیین مسئولیت ها و اختیارات فرآیندها

مسئولیت و اختیارات به هر یک از فرآیندها تخصیص یابد مسئولیت ها و اختیارات هر یک از فرآیند معمولا در روش اجرایی یا دستورالعمل های مرتبط با ان فرآیند مشخص می شود همچنین می توان در شرح مسئولیت ها و اختیارات هر یک از شغل های مرتبط با ان فرایند این موضوع را تبیین نمود.

مثال مسئولیت ها و اختیارات فرآیندها :

تعیین ریسک ها و فرصت های مرتبط با فرآیندها

این موضوع در استاندارد ISO 9001:2015 اضافه شده است و سازمان ها باید ریسک های مرتبط با فرآیندهای خود را جهت دستیابی به نتایج مورد انتظار ، پیشگیری یا کاهش اثرات نامطلوب و بهبود تعیین نمایند.

ارزیابی فرآیندها واعمال تغییر مورد نیاز در فرآیندها

ارزیابی فرآیندها از طریق مقایسه نتایج واقعی و نتایج مورد انتظار و تعیین انحراف آن صورت می گیرد.

بهبود فرآیندها

بهبود از طریق مختلف در فرآیندهای سیستم مدیریتی منجر به کاهش هزینه ها، کاهش عدم انطباق ها ، افزایش رضایتمندی مشتری می شود

روش های به کارگیری بهبود فرآیندها:

  • به کارگیری چرخه دمینگ PDCA
  • به کارگیری نمودارهای آماری منجر به کاهش یا حذف متغییرهای فرآیند می شود
  • به کارگیری فرآیند نمونه گیری کنترل کیفیت
  • تعیین ریسک ها و فرصت ها
  • به کارگیری نمودار علت و معلول – استخوان ماهی Fish bon
  • طراحی مجدد و مهندسی مجدد

مثال از فرآیندهای سیستم مدیریت برای اجرای دوره آموزشی:

نام فرآیند : اجرای دوره آموزشی

  • منابع
  • کلاس آموزشی ویدیو پروژکتور ،پرده ویدیو ،پروژکتور ،نوت بوک ،ناهار فراگیران ،میان وعده فراگیران
  • ورودی ها
  • دانشجویان سرفصل های آموزشی
  • خروجی ها
  • افراد آموزش دیده
  • شاخص های اندازه گیری
  • ارزیابی دوره در انتهای دوره ،نظرسنجی تلفنی یک هفته بعد از دوره
  • روش ها
  • سخنرانی کوتاه ،مباحثه در طی برگزاری دوره ،برگزاری کارگاه آموزشی به صورت تیمی ،روش شبیه سازی ،ارزیابی شایستگی دانشجویان در طی دوره
  • ریسک ها
  • شرایط بالقوه اضطراری در دوره حواس پرتی در محیط آموزشی درگیری دانشجویان دمای نامناسب محیط آموزشی، بی انگیزه بودن دانشجویان در یادگیری ،حاشیه رفتن مدرس آموزشی در ارائه مطالب آموزشی

این مطلب توسط مهندس پیام خرازیان تهیه شده است.
انتشار مطلب با ذکر نام پیام خرازیان و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع می‌باشد

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.