شناسنامه فرآِیند

شناسنامه فرآِیند ، جهت تعیین تشریح تعامل بین فرآیندها در استانداردهای مدیریتی به کارگرفته می شود یکی از روش های متداول جهت اجرای شناسنامه فرآیند در سازمان استفاده از دیاگرام SIPOC می باشدسازمان پس از شناسایی فرآیندهای سیستم مدیریت بر اساس الزامات مورد نظر، می تواند جهت تشریح تعامل بین فرآیندها و جاری سازی رویکرد فرآیندی بر اساس چرخه دمینگ از فرم شناسنامه فرآیند استفاده نماید.

شناسنامه فرآیند

کاربرد شناسنامه فرآِیند :

• جهت رعایت الزامات استانداردهای مدیریتی :

بند 4-4 سیستم مدیریت کیفیت و فرآیندهای آن استاندارد ISO 9001:2015
بند 4-4-1 سیستم مدیریت کیفیت و فرآیندهای آن در استاندارد IATF 16949:2016
بند 4-1-3 الزامات عمومی برای هر فرآیند سیستم مدیریت کیفیت در استاندارد ISO 13485:2016
و…

• متدولوژی DMAIC در شش سیگما

فرم شناسنامه فرآِیند از دیاگرام SIPOC الگوبرداری شده و با توجه به محل مورد استفاده مورد بازنگری قرار می گیرد با توجه به تجارب پیاده سازی این استانداردها در سازمان های مختلف، ساختار شناسامه فرآیندپیشنهادی در ادامه تشریح شده است.

ساختار شناسنامه فرآیند

نام فرآیند :

نام فرآیند مورد بررسی در فرم شناسنامه فرآیند مشخص می شود

مسئول فرآیند :

نام و سمت مالک فرآیند با توجه به ساختار سازمانی مشخص می شود.

منابع مورد نیاز:

منابع مورد نیاز جهت اجرای فرآیند شناسایی و تعیین می شود این منابع می تواند نیروی انسانی ، مناع مالی ، ماشین آلات ، تجهیزات، زیرساخت های مورد نیاز و .. باشد.

هدف:

هدف از اجرای این فرآیند در این قسمت مشخص می شود

دامنه کاربرد :

شروع و خاتمه فرآیند را مشخص نموده و محدوده کاربرد فرآیند را تعیین می نماید. به عنوان مثال در فرآیند خرید از مان درخواست کالا تا خرید کالا از تامین کننده و تحویل کالا به انبار

دانش مورد نیاز :

دانش های مورد نیاز جهت اجرای این فرآیند در این قسمت مشخص می شود به عنوان مثال برای فرآیند فروش در شرکت XYZ ، دانش اصول و فنون مذاکره تلفنی موردنیاز می باشد.

تشریح فعالیت ها

فعالیت های مورد نیاز برای تحقق خروجی های مورد انتظار فرآیند تشریح می شود تشریح این فعالیت های فرآیند را می توان طریق فلوچارت یا به صورت نوشتاری تدوین نمود.

ورودی های فرآیند

پس از تعیین فعالیت های فرآیند ، ورودی های مورد نیاز برای انجام هر یک از فعالیت های تعیین می شود این ورودی ها ممکن است توسط یک فرآیند دیگر یا توسط یک طرف برون سازمانی تامین شوند.
ورودی ها می تواند اطلاعات یا اقلام فیزیکی باشد نظیر فرم درخواست کالا ، محصول خریداری شده

تامین کننده:

فرآیندهای درون سازمان یا طرف برون سازمانی می تواند تامین کننده فرآیند باشد

خروجی های فرآیند

خروجی ها ها می تواند اطلاعات، اقلام فیزیکی یا نتیجه مورد انتظار فرآیند باشد نظیر فرم گزارش تولید ، محصول نهایی تولید شده

مشتری:

فرآیندهای درون سازمان یا طرف برون سازمانی می تواند مشتری فرآیند باشد.

معیارها و روش ها :

میعارهای اندازه گیری و روش پایش و اندازه گیری فرآیندها با به کارگیری شاخص های اندازه گیری مشخص می شود

ریسک ها و فرصت ها:

با توجه به الزامات جدید استانداردهای مدیریتی در خصوص ریسک ها و فرصت ها ، می توان در شناسنامه فرآیند ریسک ها و فرصت های مرتبط با هر فرآیند را تعیین نمود.

مستندات مرتبط:

مشخصات مستندات(شامل : روش اجرایی ، دستورالعمل ، فرم ها و …) در این قسمت درج می شود.

برای هر یک از فرآیندها مطابق توضیحات بالا شناسنامه فرآِیند تهیه‌شده و سپس توالی و تعامل بین فرآیندهای سیستم مدیریت را  را در نقشه فرآیند نمایش دهید.

این مطلب توسط مهندس پیام خرازیان تهیه شده است.
انتشار مطلب با ذکر نام پیام خرازیان و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع می‌باشد