آمادگی ممیزی ایزو ۹۰۰۱

قبل از ممیزی خارجی سیستم مدیریت کیفیت، سازمان باید خود را آماده نماید و اکثر سازمان‌های ایرانی قبل از ممیزی خارجی اقدامات لازم جهت آمادگی در ممیزی صدور گواهینامه یا ممیزی مراقبتی ایزو ۹۰۰۱ را انجام می‌دهند.
فرآیند ممیزی بر اساس ایزو ۱۹۰۱۱ و به‌صورت نمونه ای می‌باشد و ممیز، سیستم مدیریت کیفیت آ ن سازمان را بر اساس الزامات استاندارد ایزو ۹۰۰۱ وسایر الزامات مرتبط با ان سازمان بررسی می‌نماید.
سازمان  متقاضی ممیزی خارجی (ممیزی صدور گواهینامه یا ممیزی مراقبتی) باید قبل از ممیزی خارجی، تمام الزامات سیستم مدیریت کیفیت ایزو ۹۰۰۱ را رعایت نمایند.
مطلب آمادگی ممیزی ایزو ۹۰۰۱، بر مبنای تجارب پیام خرازیان با توجه به عدم انطباق هایی که عموماً در ممیزی خارجی  برای سازمان‌ها ثبت می‌شود، تهیه‌شده است و نکات مهمی از سیستم مدیریت ایزو ۹۰۰۱، که سازمان باید قبل از ممیزی خارجی به آنها به‌صورت ویژه توجه نمایند تشریح شده است.

مهم‌ترین اقدامات لازم جهت آمادگی ممیزی ایزو ۹۰۰۱ ، به‌صورت خلاصه در زیر آمده است.

آمادگی ممیزی ایزو ۹۰۰۱

نکات مهمی که عموما در ممیزی خارجی ایزو ۹۰۰۱ ، توسط سازمان ها فراموش می شود در ویدیو زیر آورده شده است .

برگزاری جلسه توجیهی برای کارکنان – آمادگی ممیزی ایزو ۹۰۰۱

به کارکنان در خصوص فرآیند ممیزی ایزو ۹۰۰۱، توضیحات لازم داده‌شده و از انها درخواست شود فقط درچارچوب سؤال پرسیده به ممیز پاسخ دهد یعنی توضیحات اضافی به ممیز داده نشود. توجه شود ممیز حرفه ای ایزو ۹۰۰۱، به دنبال یافتن سرنخ جهت بررسی نمونه‌های خود می‌باشد.
مثلاً: مدیرتولید سازمان در ممیزی فرآیند تولید، به‌صورت ناخواسته نام تأمین کننده ای را مطرح می‌نماید و ممیز نام تأمین کننده را یاداشت نموده و در ممیزی فرآیند خرید، سوابق ارزیابی تأمین کننده اعلام‌شده توسط مدیرتولید را درخواست می‌نماید.

خط‌مشی کیفیت

خط‌مشی کیفیت باید توسط مدیریت ارشد به کارکنان اطلاع‌رسانی شود، در طی فرآیند ممیزی، ممیز جهت اطمینان از درک خط‌مشی کیفیت توسط کارکنان، خط‌مشی کیفیت را از برخی کارکنان سؤال می‌نماید.

اهداف کیفیت

اهداف کیفیت باید به مسئولین فرایندها و کارکنان اطلاع‌رسانی شود.

فرآیندها و پایش و اندازه‌گیری فرآیندها

مسئولین فرآیندها باید از فرآیند مرتبط با خودشان اگاه باشند و از نحوه پایش و اندازه‌گیری فرآیند و نتایج پایش و اندازه‌گیری فرآیند خود مطلع باشند.
متاسفانه در بسیاری از ممیزی‌های خارجی مشاهده‌شده که پایش و اندازه‌گیری فرآیندها توسط یک نفر ( نماینده مدیریت یا تضمین کیفیت) در سازمان صورت می‌گیرد و مسئولین فرایندها نقشی در پایش و اندازه‌گیری فرآیند نداشته و اطلاعی از نتایج پایش و اندازه‌گیری فرایند ندارند.

کنترل مدارک

مدارک سازمان (شامل: نظامنامه کیفیت، روش اجرایی، اهداف کیفیت، خط مشی کیفیت و …) باید توسط سازمان تحت کنترل قرار گیرند.

–  آخرین ویرایش مدارک باید در دسترس مسئولین فرآیند مرتبط باشد و در لیست مدارک توسط مسئول مدارک تحت کنترل قرار گیرد. مثال: ممیز ممکن است شماره ویرایش و کد مدرکی که در دسترس مسئولین می‌باشد با کد مدرک و شماره ویرایشی در لیست اصلی ثبت‌شده، مطابقت دهد.
–  مدارک مشاء برون‌سازمانی نیز باید در سازمان تحت کنترل قرار گیرد. مثال: متن استاندارد ایزو ۹۰۰۱، الزامات قانونی مرتبط با محصول، نقشه‌ها و مدارک ارائه‌شده توسط مشتری یا سازمان‌های بالادستی، مجموعه مقررات و قوانین واردات و صادرات و… تمامی این مدارک، مدارک با منشأ برون‌سازمانی می‌باشند و باید در لیست مدارک لیست شده، آخرین ویرایش آن دسترس کارکنان مرتبط قرارگرفته و توزیع نسخ ان کنترل شوند.

کنترل سوابق

فرم‌های تکمیل‌شده، سوابق سازمان شما می‌باشند و این سوابق باید در دسترس، خوانا و قابل‌شناسایی باشند.
مرتب‌سازی و بایگانی سوابق، قبل از ممیزی خارجی از اهمیت ویژه ای برخودارمی باشد با توجه به اینکه زمان ممیزی محدود می‌باشد ممیزی شونده باید سوابق مرتبط با ممیزی را در زمان مناسب به ممیز ارائه نماید.
سوابق الزام شده از طرف استاندارد ISO ۹۰۰۱:۲۰۰۸ که باید ایجاد و نگهداری شود شامل:
–  سوابق کنترل مدارک  بند ۴–۲–۳
– سوابق بازنگری مدیریت   بند ۵–۶–۱
–  سوابق شایستگی، آگاهی و آموزش بند ۶–۲–۲
–   سوابق بازنگری الزامات مرتبط با محصول بند ۷–۲–۲
–  سوابق ارزیابی تأمین کنندگان و خرید بند ۷–۴–۱
–  سوابق مرتبط با طرح کیفیت بند ۷–۱
– سوابق ورودی‌های طراحی بند ۷–۳–۲
–  سوابق بازنگری ورودی‌های طراحی بند ۷–۳–۴
– سوابق بازنگری خروجی‌های طراحی بند ۷–۳–۴
-سوابق تصدیق طراحی بند ۷–۳–۵
-سوابق صحه‌گذاری طراحی بند ۷–۳–۶
– سوابق کنترل تغییرات طراحی بند ۷–۳–۷
– سوابق صحه‌گذاری فرآیندهای تولید و ارائه خدمات بند ۷–۵–۲
–  سوابق شناسایی و ردیابی بند ۷–۵–۳
-سوابق کنترل تجهیزات پایش و اندازه گیری بند ۷–۶
–  سوابق کنترل اموال مشتری بند ۸–۵–۴
–  سوابق محصول نامنطبق   بند ۸–۳
– سوابق پایش و اندازه گیری محصول  بند ۸–۲–۴
-سوابق ممیزی داخلی بند ۸–۲–۲
–  سوابق اقدام اصلاحی   بند ۵–۸–۲
–  سوابق اقدام پیشگیرانه   بند ۵–۸–۳

تحلیل داده‌ها

داده‌های که در فرم‌ها ی سیستم مدیریت کیفیت ثبت می‌شوند باید جمع‌بندی شده  و توسط سازمان در حوزه هایی که استاندارد تعیین نموده است تحلیل شود.
عموماً سازمان داده‌های سازمان را جمع‌بندی نموده و در قالب نمودار تهیه می‌نماید و تحلیلی بر روی آنها انجام نمی‌دهند. تحلیل باید درزمینه های زیر باشد:
– وضعیت اقدام اصلاحی و پیشگیرانه، گزارشی از اقدام اصلاحی تهیه‌شده و وضعیت اقدام اصلاحی و پیشگیرانه تحلیل شود.
– انطباق با الزامات مرتبط با محصول – مراجعه به ورودی‌های بازنگری مدیریت
–   تحلیل عملکرد و روند فرآیند  – مراجعه به ورودهای بازنگری مدیریت
استفاده از فنون آماری در تحلیل دادها از طرف استاندارد ایزو ۹۰۰۱ الزام نشده است و سازمان‌های پیشرو می‌تواند از فنون آماری SPC و استفاده از نمودار استخوان ماهی جهت ریشه‌یابی علل مشکلات استفاده نمایند.

بازنگری مدیریت

سوابق بازنگری مدیریت شامل ورودی  وخروجی های بازنگری مدیریت باید در سازمان ایجادشده و به ممیز ارائه شود.
هرکدام از ورودی‌های بازنگری مدیریت به‌صورت گزارشی مجزاء تهیه شود، عموماً ورودی‌های زیر در بازنگری مدیریت فراموش می‌شود کا باید مدنظر قرار گیرد.
ورودی‌های بازنگری مدیریت که عموماً توسط سازمان‌ها فراموش می‌شود:
–  اهداف کیفیت، گزارشی از وضعیت تحقق اهداف کیفیت تهیه شود و در بازنگری مدیریت توسط مدیریت بررسی شود.

– خط‌مشی کیفیت، خط‌مشی کیفیت به‌صورت دوره ای در جلسات بازنگری مدیریت بررسی شود، مثلاً ممکن است شما سال گذشته در خط‌مشی کیفیت به ” افزایش سهم بازار خارجی ” اشاره نموده باشید ولی در حال حاضر با توجه محیط بیرونی سازمان، دستیابی به این خط‌مشی امکان‌پذیر نمی‌باشد بهتر است این موضوع در بازنگری مدیریت موردبررسی قرار گیرد.

بازخورمشتری

–  در این ورودی شکایت مشتریان، و رضایتمندی مشتریان موردبررسی قرار می‌گیرد.
– عملکردفرآیندها  ،عموماً نتایج فرآیند فقط در دوره ای که مورد پایش و اندازه‌گیری قرارگرفته بررسی می‌شود و تحلیل بر روند فرآیند صورت نمی‌گیرد. بدیهی است که سازمان هایی که به‌تازگی سیستم مدیریت کیفیت را استقرار نموده‌اند عموماً نتایج یک دوره زمانی را برای شاخص‌های فرآیند، پایش و اندازه‌گیری نمودند و امکان بررسی روند در ممیزی صدور گواهینامه خارجی (سال اول)وجود ندارد.
مثال: فرآیند تولید، شاخص درصد ضایعات برای ۶ دوره یک ماه محاسبه‌شده و روند تحلیل‌شده است.

انطباق با الزامات مرتبط با محصول

مثلاً یکی از الزامات مرتبط با محصول زمان تحویل می‌باشد که قبل از عقد قرارداد توسط سازمان بازنگری شده و با مشتری در آن خصوص توافق می‌شود. حال می‌توان تحقق زمان تحویل را به‌صورت گزارشی تهیه ومورد تحلیل قرارداد.
خروجی های بازنگری مدیریت، به‌صورت تصمیمات توسط مدیریت ارشد مشخص می‌شود که باید منابع مالی، مسئول انجام، مهلت انجام هر یک از تصمیمات مشخص شود. برخی از تصمیمات اتخاذشده در بازنگری مدیریت را می‌توان به اقدام اصلاحی یا اقدام پیشگیرانه در سیستم مدیریت کیفیت متصل نمود.

ممیزی داخلی

ممیزی داخلی حداقل یکبار قبل از ممیزی خارجی اجراء شده باشد و سوابق ممیزی داخلی نگهداری شده و عدم انطباق‌های شناسایی شده در فرآیند ممیزی داخلی بایدمطابق مهلت زمانی تعیین‌شده، برطرف شده باشد.

در طرح ممیزی باید ممیز از ممیزی شونده مستقل باشد یعنی مثلا مسئول انبار در صورتی که بعنوان ممیز در فرآیند ممیزی داخلی انتخاب شده باشد نمی تواند فرآیند خودش را ممیزی کند و این استقلال ممیزی باید در طرح ممیزی در نظر گرفته شود

اقدام اصلاحی و پیشگیرانه

سوابق اقدام اصلاحی  و اقدام پیشگیرانه باید در سازمان نگهداری شود بسیاری از سازمان‌ها در زمان ممیزی ایزو ۹۰۰۱، سوابقی را از اقدام اصلاحی و پیشگیرانه ایجاد ننموده‌اند.
بهتر است به عدم انطباق‌های که در سازمان پیش می‌آید توجه نمایید برای آنها سیستم اقدام اصلاحی را اجراء نمایید.
پیشنهادهای کارکنان در جهت بهبود سیستم مدیریت کیفیت را می‌توان به سیستم اقدام پیشگیرانه ارتباط داد.
رعایت نکات آمادگی ممیزی ایزو ۹۰۰۱ ،قبل از ممیزی خارجی ایزو ۹۰۰۱ توسط سازمان ممیزی شونده، می‌تواند منجر به دستیابی به نتایج اثربخش در ممیزی ایزو ۹۰۰۱ شود.

این مطلب توسط مهندس پیام خرازیان تهیه‌شده است.
انتشار مطلب با ذکر نام نویسنده پیام خرازیان و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع می‌باشد.