گزارش شناخت سیستم مدیریت
گزارش شناخت سیستم‌های مدیریت ، یکی از فازهای مهم در پروژه استقرار سیستم مدیریت کیفیت می‌باشد، در فاز شناخت وضعیت موجود سیستم مدیریتی ، اقدامات موردنیاز جهت استقرار سیستم مدیریتی مشخص می‌شود.
گزارش شاخت وضعیت موجود سیستم مدیریتی ، نقشه مسیر استقرار سیستم مدیریتی را مشخص نموده و اقدامات موردنیاز در این مسیر برای مدیران مشخص می‌نماید.
در این مطلب نحوه تهیه گزارش شناخت وضعیت موجود سیستم مدیریتی با توجه به تجربه مهندس پیام خرازیان تشریح شده است.
مشاور ایزو یا کارشناس سیستم‌های مدیریتی با مصاحبه با مسئولین فرآیندها و بازدید از واحدهای مختلف ، از وضعیت موجود سازمان مطلع می‌شود در این فاز ، باید تمامی فرم‌ها و مستنداتی که توسط سازمان استفاده می‌شود جمع‌آوری شود.
زمان موردنیاز جهت شناخت وضعیت موجود سازمان با توجه به‌اندازه سازمان ، دامنه محصولات و پیچیدگی فرآیندها متفاوت می‌باشد این موضوع همچنین به تجربه کارشناس سیستم‌های مدیریت نیز بستگی دارد. در سازمان بزرگ حداقل یک ماه و در سازمان‌های کوچک حداقل یک هفته زمان برای تدوین گزارش شناخت بر اساس استاندارد مدیریتی مدنظر می‌باشد.
ساختار گزارش شناخت سیستم مدیریت
صفحه روی جلد
فهرست مستندات
الزامات سیستم مدیریتی
در این قسمت الزامات سیستم مدیریتی موردنظر آورده می‌شود ، به‌منظور متمایز نمودن محتوی الزامات با سایر قسمت‌ها این قسمت می‌تواند بارنگ دیگری نسبت به سایر متن‌ها یا در داخل کارد قرار گیرد.
وضعیت موجود سیستم مدیریت
این قسمت با توجه مصاحبه‌ها با مسئولین فرآیندها ، مستندات جاری در سازمان ،و شواهد کارشناس سیستم مدیریتی ، تکمیل می‌شود .
اقدامات موردنیاز جهت استقرار سیستم مدیریت
این قسمت با توجه به الزامات سیستم مدیریتی مدنظر و وضعیت موجود سازمان ، توسط کارشناس سیستم مدیریتی تکمیل می‌شود در این قسمت اقدامات موردنیاز جهت استقرار سیستم مدیریتی تشریح می‌شود. مستندات موردنیاز هر بخش از سازمان یابنده‌ای استاندارد موردنظر در این قسمت مشخص می‌شود.
مستندات موردنیاز
در انتهای گزارش شناخت ، فهرستی از مستندات موردنیاز با توجه بررسی صورت گرفته آورده می‌شود این مستندات می‌تواند شامل روش‌های اجرایی ، برگه‌ها ، دستورالعمل‌ها و … باشد.
روش استقرار سیستم مدیریت در سازمان
روش مستندسازی و استقرار سیستم مدیریتی به‌صورت فلوچارتی نمایش داده می‌شود در سازمان‌های بزرگ کمیته‌ای با عنوان کمیته راهبری مشخص‌شده و این کمیته مستندات طراحی‌شده را تصویب و بر اجرای سیستم مدیریتی نظارت می‌نماید.
برنامه زمان‌بندی استقرار سیستم مدیریت
برنامه زمان‌بندی استقرار سیستم مدیریتی با جزییات در این مرحله ، پس از شناخت از وضعیت موجود سازمان مشخص خواهد شد.
چک لیست ممیزی یکی از ابزارهای شناخت وضعیت موجود سازمان است با چک لیست ممیزی به آسانی و سریع گزارش شناخت وضعیت موجود را تهیه نمایید.
این مطلب توسط مهندس پیام خرازیان تهیه‌شده است
انتشار مطلب با ذکر نام پیام خرازیان و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع است
پیام خرازیان 
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.