نگهداری ایزو ۹۰۰۱

نگهداری ایزو ۹۰۰۱ توسط اکثر مدیران سازمان‌های ایرانی به فراموشی سپرده عموماً در شب امتحان اقدامات لازم جهت آمادگی ممیزی ایزو ۹۰۰۱ را برای ممیزی مراقبتی انجام می‌دهند.
برخی از سازمان‌ها جهت نظارت کلان بر سیستم مدیریتی از مشاور نگهداری ایزو ۹۰۰۱ استفاده می‌نمایند. مشاوره نگهداری ایزو ۹۰۰۱ بر استقرار سیستم مدیریتی از مرحله اخذ گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ تا ممیزی مراقبتی نظارت داشته و مسائل به وجود آمده را با هماهنگی مدیریت ارشد سازمان برطرف می‌نماید.
در این مطلب با توجه به استقرار سیستم مدیریتی در سازمان‌ها ، اقدامات لازم بعد از استقرار ایزو ۹۰۰۱ جهت نگهداری ایزو ۹۰۰۱ در سازمان به‌صورت خلاصه آمده است .

اکثر سازمان‌های دریافت‌کننده گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ ، ضرورت ممیزی‌های مراقبتی شرکت گواهی دهنده را درک ننموده و نتیجه کار را تا مرحله اخذ گواهینامه می‌دانند این سازمان تا اخذ گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ ، اقدامات لازم را انجام داده و بعد از ممیزی خارجی و صدور گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ اکثر الزامات مطرح‌شده در استاندارد ایزو ۹۰۰۱ را به فراموشی سپرده و مجدداً فعالیت‌های خود را به همان روال قبل انجام می‌دهند.
این گروه از سازمان‌ها ، در نزدیکی ممیزی مراقبتی سالانه ( ممیزی خارجی مراقبتی که توسط شرکت گواهی دهنده انجام می‌شود ) اقدام به مستندسازی بر اساس فرم‌های طراحی‌شده می‌نمایند.
متأسفانه اکثر سازمان‌های ایرانی در شب امتحان ( ممیزی مراقبتی سالانه ) ، اقدامات لازم جهت آمادگی ممیزی ایزو ۹۰۰۱ را انجام می‌دهند.
چه سازمان‌هایی به نگهداری ایزو ۹۰۰۱ توجه نمی‌کنند :
سازمان‌هایی که مدیران آن تنها به دنبال گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ هستند.
سازمان‌هایی که به مشتریان خود اهمیت نمی‌دهند .
سازمان‌هایی که مدیران آن از منافع واقعی استقرار سیستم‌های مدیریتی اطلاعی ندارند.
نگهداری ایزو ۹۰۰۱ بعد از اخذ گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ توسط شغل نماینده مدیریت ایزو یا تضمین کیفیت با همکاری سایر مدیران تازه شروع می‌شود.
بر اساس ویرایش ISO 9001:2008 در سازمان‌های کوچک معمولاً اقدامات اساسی در خصوص نگهداری ایزو شامل تجزیه‌وتحلیل‌ها ، پایش فرآیندها ، اقدامات لازم جهت بهبود مستمر توسط شخص نماینده مدیریت یا مسئول تضمین کیفیت انجام می‌شد.
در استاندارد ISO 9001:2015 نقش مدیران ارشد در استقرار و نگهداری سیستم مدیریت کیفیت تأکید شده است

مهم‌ترین اقدامات لازم جهت نگهداری ایزو ۹۰۰۱ در سازمان ها

-برگزاری جلسات مستمر هدفمند
جلسات مستمر داخلی باهدف استقرار اثربخش سیستم‌های مدیریتی ،تا قبل از اخذ گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ در سازمان‌ها به‌صورت مستمر و به تعداد زیاد برگزار می‌شود ولی متأسفانه‌ای این جلسات بعد از ممیزی خارجی و اخذ گواهینامه ایزو ، متوقف می‌شود.
جلسات برنامه‌ریزی‌شده در سطح مدیران ارشد و کارشناسان به‌صورت هدفمند در خصوص بهبود مستمر و تحلیل مسائل ، گامی مهمی جهت تصمیم‌گیری در خصوص بهبود استقرار سیستم مدیریتی می‌باشد.
سازمان‌ها بزرگ ، کارگروه یا کمیته‌های مختلفی در قالب جلسات تشکیل می‌دهند اما خروجی تصمیمات این جلسات به سیستم مدیریت متصل نمی‌باشد. مثلاً در یک سازمان بزرگ جلسات بهبود کیفیت یا جلساتی در خصوص تولید به‌صورت مستمر برگزار می‌شود و تصمیمات گرفته‌شده در قالب اقدام اصلاحی / پیشگیرانه به سیستم مدیریت متصل نمی‌شود.
برگزاری جلسات بازنگری مدیریت در دوره‌های زمانی مشخص بر اساس ورودی‌های اعلام‌شده نقش مهمی در اثربخشی سیستم مدیریت ایزو ایفا می‌نماید.
مستندات ایزو
توسعه و بهبود مستندات ایزو بسیار آسان‌تر از استقرار سیستم مدیریت ایزو ۹۰۰۱ می‌باشد اطمینان از اینکه مستندات ( شامل روش‌های اجرایی ، دستورالعمل‌ها و …) نوشته‌شده به‌درستی اجرا می‌شوند از اهمیت خاصی برخوردار می‌باشد.
متأسفانه بسیاری از سازمان‌ها بعد از اخذ گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ ، تغییرات ایزو را در قالب فرم‌ها اعمال نموده و فعالیت‌های بازنگری شده را درروش اجرایی و دستورالعمل‌ها اعمال نمی‌کنند.
در نگهداری ایزو ۹۰۰۱ باید از انطباق انجام فعالیت‌های اجرایی فرآیند با مستندات موجود اطمینان حاصل نمود. و در صورت نیاز مستندات بازنگری شود.

آموزش
استاندارد رویکرد سیستماتیکی برای شناسایی نیازهای آموزشی ، برنامه‌ریزی ، اجرا و اثربخشی دوره‌های آموزشی تعیین نموده است این رویکرد می‌توان به افزایش صلاحیت کارکنان و دانش سازمان کمک فراوانی نماید.
دوره‌های آموزشی ممیزی داخلی ایزو ۹۰۰۱ ، آشنایی الزامات ایزو ۹۰۰۱ باید برای تمامی کارکنان جدید پس از اخذ ایزو ۹۰۰۱ تا ممیزی مراقبتی سالانه ( طی زمان یک‌ساله ) نیز برنامه‌ریزی و اجرا شود .
اکثر سازمان‌ها فقط دوره‌های آموزش برون‌سازمانی را در قالب این رویکرد سیستماتیک اجرا می‌نمایند و کمتر به آموزش‌های درون‌سازمانی توجه می‌نمایند. دوره‌های آموزش درون‌سازمانی می‌تواند در قالب استادشاگردی توسط افراد خبره برای کارکنان برگزار شود .
افزایش آگاهی کارکنان در خصوص فعالیت‌هایی که انجام می‌دهند و نقش آن‌ها در ارتباط باکیفیت محصولات / خدمات از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است که می‌توانیم در دوره‌های آموزشی درون‌سازمانی مدنظر قرار دهیم.
دوره‌های بازآموزی نیز نقش مهمی در بهبود کیفیت محصولات / خدمات دارند .
به‌عنوان نمونه برخی از دوره‌های درون‌سازمانی در سازمان‌های تولیدی می‌تواند شامل ، نقشه‌خوانی ، آشنایی با ابزارهای اندازه‌گیری ، آشنایی با فرآیندهای تولیدی و نظام آراستگی اشاره نمود.
کنترل بر محصولات و خدمات برون‌سپاری
تأمین‌کنندگان فرآیندها و فعالیت‌هایی که برون‌سپاری می‌شوند باید به‌صورت دوره‌ای ارزیابی‌شده و لازم درصورتی‌که معیارهای ارزیابی برآورده نشود اقدامات اصلاحی لازم انجام شود.
ارزیابی عملکرد تأمین‌کنندگان بعد از اخذ گواهینامه ایزو ، عمدتاً به فراموشی سپرده می‌شود و تنها درصورتی‌که تأمین‌کننده مشکلی داشته باشد اقدامات لازم صورت می‌گیرد.
تعیین شاخص‌ها و معیارهای ارزیابی عملکرد تأمین‌کنندگان مناسب با گروه تأمین‌کنندگان نقش مهمی در اجرای اثربخش سیستم ارزیابی تأمین‌کنندگان دارد.

پایش و اندازه‌گیری فرآیندها
شاخص‌های فرایندها باید در دوره‌های زمانی مشخص‌شده اندازه‌گیری و نتایج آن در قالب گزارش یا نمودار ارائه شود. درصورتی‌که معیارهای مشخص‌شده برآورده نشود باید اقدام اصلاحی لازم صورت گیرد.

تحلیل داده‌ها
نتایج شاخص‌های فرآیند باید اندازه‌گیری شده و عملکردان به‌صورت روند موردبررسی قرار گیرد. مثلاً در دوره‌های زمانی فصلی یا ماهانه نتایج شاخص‌های فرایندها به‌صورت نموداری تهیه نمود.

ممیزی داخلی
ممیزی داخلی توسط افراد آموزش‌دیده در زمان‌های طرح‌ریزی‌شده صورت می‌گیرد.این ممیزی به سازمان کمک می‌کند تا عدم انطباق‌ها و فرصت‌های بهبود را شناسایی نماید.
اجرای موضوعات فوق و سایر الزامات استاندارد نیز ۹۰۰۱ به شما کمک می‌نماید تا در ممیزی خارجی استرس کمتری داشته و آمادگی ممیزی ایزو ۹۰۰۱ را کسب نمایید.
شما می‌توانید با انتخاب مشاور ایزو به‌عنوان مشاور نگهداری ایزو نظارت کلان بر سیستم مدیریتی داشته باشد و از استقرار اثربخش سیستم مدیریتی خود اطمینان حاصل نمایید.
این مطلب توسط پیام خرازیان تهیه‌شده است.
انتشار مطلب با ذکر نام پیام خرازیان و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع می‌باشد.

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.