نکات کلیدی در سایت ویزیت EFQM

در ارزیابی EFQM به روش شبیه سازی جایزه ، ارزیابان قبل از حضور در سازمان متقاضی ارزیابی ، کتابچه اظهارنامه EFQM سازمان را مطالعه نموده و با توجه به مدرک اظهارنامه برنامه ریزی لازم را جهت تدوین برنامه زمان بندی ارزیابی جهت سایت ویزیت EFQM را انجام می دهند.
در سایت ویزیت EFQM ، ارزیابان شواهد موضوعات کلیدی مطرح شده در اظهارنامه و ابهامات موجود در اظهارنامه را در محل سازمان متقاضی مورد بررسی قرار می دهند .
نکات کلیدی مهم درسایت ویزیت EFQM  ، به روش شبیه سازی جایزه EFQM با توجه به تجارب ارزیابی EFQM مهندس پیام خرازیان و تیم وی جمع بندی شده که مهمترین آن در زیر آمده است .
نکات کلیدی در سایت ویزیت EFQM به ارزیابان در انجام سایت ویزیت موثرتر کمک می نماید .

برنامه ریزی سایت ویزیت

زمان سایت ویزیت EFQM ، با ابعاد سازمان تناسب داشته باشد  .
از تغییر زمان سایت ویزیت EFQM ، پس از تصویب و اعلام به سازمان خودداری نمایید
قبل از سایت ویزیت EFQM ، جلسه هماهنگی با اعضاء تیم ارزیابی برگزار گردد .
برای هر روز بازدید از محل EFQM ، زمان اجماع پیش بینی نمایید و زمان اجماع در پایان روز برنامه ریزی گردد .
روی نکات قابل بررسی و ابهامات اظهارنامه در سایت ویزیت EFQM تاکید گردد .

مراسم افتتاحیه و اختتامیه

جلسات افتتاحیه و اختتامیه حتما برگزار گردد و حضور رهبران سازمان در مراسم افتتاحیه و اختتامیه جهت ارز گذاری بر فرآیند ارزیابی الزامی می باشد .
بر یادگیری دو جانبه سازمان و ارزیاب در مراسم افتتاحیه تاکید گردد .
زمان جلسه افتتاحیه و اختتامیه حداکثر ۲۰ دقیق برنامه ریزی گردد .
جلسه اختتامیه پس از اجماع نهایی برگزار گردد .
در جلسه اختتامیه نکات کلیدی و نقاط قوت سازمان ارائه شده و از سازمان تشکر و قدردانی گردد .
از بیان امتیاز یا سطح سازمان در جلسه اختتامیه و حین بازدید خودداری نمایید.
ارزیاب ارشد ، نکات قابل ارائه توسط ارزیابان را قبل از جلسه بررسی نماید .

 نکات راهنمای مدل تعالی سازمانی EFQM

در مدل تعالی سازمانی EFQM ، برای هر یک از معیارهای مدل نکات راهنمایی توسط EFQM ارائه شده است که در مجموع بیش از ۳۰۰ نکته راهنما در مدل تعالی EFQM می باشد.
لزومی ندارد تمانی نکات راهنما در یک سازمان مصداق داشته باشد . باید توجه نمود که این نکات راهنما در ارزیابی چه نقشی داشته و آیا وجود ان در سازمان ضروری می باشد .
با توجه به ماهیت کسب و کار سازمان متقاضی ارزیابی  ، ارزیابان می بایستی  علاوه به بررسی نکات ارائه شده در اظهارنامه تعالی سازمانی حتما نکات راهنمای مدل تعالی سازمانی را در سازمان جستجو نمایند.مگر اینکه سازمان دلیل محکمی داشته باشد که آن نکته راهنما جزء فعالیت سازمان نمی باشد در این حالت تیم ارزیابی باید دلیل سلبی برای نبود نکات راهنما بیان نماید.

نکات مهم در سایت ویزیت
متاسفانه یکی از مهمترین مشکلات در سایت ویزیت ارزیابان در ایران ، برگزاری جلسات گروهی و حضور مدیر تعالی سازمانی در تمامی جلسات جهت پاسخ گویی می باشد . ارزیابان بایستی حتی الامکان فضای ارزیابی را اختصاصی نمایند و زمان ارزیابی را بگونه ای برنامه ریزی نمایند تا بتوانند با مدیران و معاونین سازمان جلسه اختصاصی داشته و به ارزیابی گروهی بسنده نکنند.
ارزیاب EFQM می تواند با کلیه ذینفعان سازمان ارزیابی شونده جلساتی داشته باشد مشروط بر اینکه از طریق خود سازمان اقدام شود  ارزیاب EFQM نباید خود بصورت مستقل از دیگر ذینفعان سوال نماید.
شرایط ارزیابی و امتیازدهی بر اساس منطق رادار در جلسات هماهنگی بین اعضاء ارزیابی قبل از ارزیابی تشکیل گردد تا نظر و سلیقه شخصی در اعطای امتیاز ارزیابیEFQM به حداقل ممکن برسد .
جلسات اجماع بعد از سایت ویزیت EFQM ، جزیی از سایت ویزیت EFQM می باشد باید بلافاصله بعد از بازدید در محل در داخل همان سازمان انجام گردد . به تاخیر انداختن جلسه اجماع باعث می شود که ارزیابان بسیاری از جزییات سازمان را فراموش کنند و در نتیجه گزارش های بازخور با تاخیر و با جملات کلیشه ای تنظیم گردد .
تیم ارزیابی نباید در پایان سایت ویزیت EFQM ، امتیازی را که برای سازمان در نظر گرفته است را به سازمان متقاضی ارزیابی EFQM اعلام نماید بلکه امتیاز نهایی بهمراه گزارش مکتوب از ارزیابی EFQM ، توسط ارزیاب ارشد به سازمان اعلام می گردد .

نکات مهم در برگزاری گروه های متمرکز  -Focus Group  

گروه های متمرکز Focus Group   ، یکی از اجزای جدا نشدنی ارزیابی می باشد  در گروه های متمرکز ، ارزیاب به راحتی می تواند متوجه شود که آیا مباحثی که در سطح مدیریت ارشد سازمان مطرح می شود دارای پایه واساس می باشد .
بهتر است افراد شرکت کننده در گروه متمرکز از بخش های مختلف سازمان بصورت تصادفی انتخاب شده و تعداد آنها بین ۱۰ تا ۱۵ نفر باشد و حداکثر زمان تشکیل جلسه ۹۰ دقیقه باشد .
تعدا برگزاری  جلسات گروه های متمرکز بستگی به تعداد پرسنل ، نوع کسب و کار دارد در صورت وجود زمان ، حداقل یکبار در سطح مدیران میانی و یکبار در سطح کارکنان عملیاتی انجام گردد .
مدیر تعالی سازمانی در جلسه کارگروه متمرکز حاضر نگردد .
افراد حاضر در جلسات  گروه های متمرکز نباید احساس خطر نمایند و باید اطمینان یابند که مطالب ارائه شده در گزوه ها محرمانه می باشد و به مدیریت سازمان منتقل نمی گردد .بنابراین نباید در این گروه ها از حاضرین خواست تا مطالبی را بصورت مکتوب یا ضبط شده تحویل دهند .

نکات مهم در برگزاری مصاحبه ها

مصاحبه باید از حالت گروهی خارج گردد و حالت فردی داشته باشد در سایت ویزیت EFQM ، ارزیاب EFQM می خواهد اطمینان یابد که مدیران واحد ها ی مختلف تا چه حد با موضوع مدل تعالی سازمانی EFQM آشنا هستند.
گاهی سازمان در هنگارم مصاحبه مستندی را به تیم ارزیابی ارائه می نماید که در اظهارنامه EFQM به آن اشاره نشده است این مستندات توسط ارزیاب در محل سازمان متقاضی ارزیابی بررسی می گردد مستندات را نباید از محل سازمان خارج نمود مگر اینکه :
–    فرد مسئول پیشنهاد خارج کردن مستندات را دهد .
–    در صورت نیاز با اجازه و رضایت فرد مسئول مستندات خارج گردد .
–    ارزیاب نباید طوری رفتار نماید که ارزیابی شونده تصور نماید که اگر مدرک را به تیم ارزیابی ندهد امتیاز سازمان کاهش می یابد .

جهت درخواست ارزیابی EFQM یا مشاوره EFQM  با شماره تلفن های زیر تماس بگیرید یا درخواست خود را ایمیل نمایی.

۰۹۱۲۳۳۸۶۳۴۹

info!@kharazian.ir

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.