نکات کلیدی در سایت ویزیت EFQM

در ارزیابی EFQM به روش شبیه‌سازی جایزه ، ارزیابان قبل از حضور در سازمان متقاضی ارزیابی، کتابچه اظهارنامه EFQM سازمان را مطالعه نموده و با توجه به مدرک اظهارنامه برنامه‌ریزی لازم را جهت تدوین برنامه‌ زمان‌بندی ارزیابی جهت سایت ویزیت EFQM را انجام می‌دهند.

در سایت ویزیت EFQM ، ارزیابان شواهد موضوعات کلیدی مطرح شده در اظهارنامه و ابهامات موجود در اظهارنامه را در محل سازمان متقاضی مورد بررسی قرار می‌دهند .

نکات سایت ویزیت EFQM

نکات کلیدی مهم درسایت ویزیت EFQM  ، به روش شبیه سازی جایزه EFQM با توجه به تجارب ارزیابی EFQM مهندس پیام خرازیان و تیم وی جمع‌بندی شده که مهمترین آن در زیر آمده است .
نکات کلیدی در سایت ویزیت EFQM به ارزیابان در انجام سایت ویزیت موثرتر کمک می‌نماید .

برنامه‌ریزی سایت ویزیت

• زمان سایت ویزیت EFQM ، با ابعاد سازمان تناسب داشته باشد  .
• از تغییر زمان سایت ویزیت EFQM ، پس از تصویب و اعلام به سازمان خودداری نمایید
• قبل از سایت ویزیت EFQM ، جلسه هماهنگی با اعضاء تیم ارزیابی برگزار گردد .
• برای هر روز بازدید از محل EFQM ، زمان اجماع پیش‌بینی نمایید و زمان اجماع در پایان روز برنامه‌ریزی گردد .
• روی نکات قابل بررسی و ابهامات اظهارنامه در سایت ویزیت EFQM تاکید گردد .

مراسم افتتاحیه و اختتامیه

• جلسات افتتاحیه و اختتامیه حتما برگزار گردد و حضور رهبران سازمان در مراسم افتتاحیه و اختتامیه جهت ارزش گذاری بر فرآیند ارزیابی الزامی است .
• بر یادگیری دو جانبه سازمان و ارزیاب در مراسم افتتاحیه تاکید گردد .
• زمان جلسه افتتاحیه و اختتامیه حداکثر 20 دقیق برنامه ریزی گردد .
• جلسه اختتامیه پس از اجماع نهایی برگزار گردد .
• در جلسه اختتامیه نکات کلیدی و نقاط قوت سازمان ارائه شده و از سازمان تشکر و قدردانی گردد .
• از بیان امتیاز یا سطح سازمان در جلسه اختتامیه و حین بازدید خودداری نمایید.
• ارزیاب ارشد ، نکات قابل ارائه توسط ارزیابان را قبل از جلسه بررسی نماید .

 نکات راهنمای مدل تعالی سازمانی EFQM

• در مدل تعالی سازمانی EFQM ، برای هر یک از معیارهای مدل نکات راهنمایی توسط EFQM ارائه شده است که در مجموع بیش از 300 نکته راهنما در مدل تعالی EFQM است.
• لزومی ندارد تمانی نکات راهنما در یک سازمان مصداق داشته باشد . باید توجه نمود که این نکات راهنما در ارزیابی چه نقشی داشته و آیا وجود ان در سازمان ضروری است.
• با توجه به ماهیت کسب و کار سازمان متقاضی ارزیابی ، ارزیابان می‌بایستی  علاوه به بررسی نکات ارائه شده در اظهارنامه تعالی سازمانی حتما نکات راهنمای مدل تعالی سازمانی را در سازمان جستجو نمایند.مگر اینکه سازمان دلیل محکمی داشته باشد که آن نکته راهنما جزء فعالیت سازمان نمی‌باشد در این حالت تیم ارزیابی باید دلیل سلبی برای نبود نکات راهنما بیان نماید.

نکات مهم در سایت ویزیت EFQM

• متاسفانه یکی از مهمترین مشکلات در سایت ویزیت ارزیابان در ایران، برگزاری جلسات گروهی و حضور مدیر تعالی سازمانی در تمامی جلسات جهت پاسخ گویی می‌باشد . ارزیابان بایستی حتی الامکان فضای ارزیابی را اختصاصی نمایند و زمان ارزیابی را بگونه ای برنامه‌ریزی نمایند تا بتوانند با مدیران و معاونین سازمان جلسه اختصاصی داشته و به ارزیابی گروهی بسنده نکنند.
• ارزیاب EFQM می تواند با کلیه ذینفعان سازمان ارزیابی شونده جلساتی داشته باشد مشروط بر اینکه از طریق خود سازمان اقدام شود  ارزیاب EFQM نباید خود بصورت مستقل از دیگر ذینفعان سوال نماید.
• شرایط ارزیابی و امتیازدهی بر اساس منطق رادار در جلسات هماهنگی بین اعضاء ارزیابی قبل از ارزیابی تشکیل گردد تا نظر و سلیقه شخصی در اعطای امتیاز ارزیابیEFQM به حداقل ممکن برسد .
• جلسات اجماع بعد از سایت ویزیت EFQM ، جزیی از سایت ویزیت EFQM می‌باشد باید بلافاصله بعد از بازدید در محل در داخل همان سازمان انجام گردد . به تاخیر انداختن جلسه اجماع باعث می‌شود که ارزیابان بسیاری از جزییات سازمان را فراموش کنند و در نتیجه گزارش‌های بازخور با تاخیر و با جملات کلیشه‌ای تنظیم گردد .
• تیم ارزیابی نباید در پایان سایت ویزیت EFQM ، امتیازی را که برای سازمان در نظر گرفته است را به سازمان متقاضی ارزیابی EFQM اعلام نماید بلکه امتیاز نهایی بهمراه گزارش مکتوب از ارزیابی EFQM ، توسط ارزیاب ارشد به سازمان اعلام می‌گردد .

نکات مهم در برگزاری گروه‌های متمرکز  -Focus Group  

• گروه‌های متمرکز Focus Group   ، یکی از اجزای جدا نشدنی ارزیابی می‌باشد  در گروه‌های متمرکز ، ارزیاب به راحتی می‌تواند متوجه شود که آیا مباحثی که در سطح مدیریت ارشد سازمان مطرح می‌شود دارای پایه و اساس است .
• بهتر است افراد شرکت کننده در گروه متمرکز از بخش های مختلف سازمان بصورت تصادفی انتخاب شده و تعداد آنها بین 10 تا 15 نفر باشد و حداکثر زمان تشکیل جلسه 90 دقیقه باشد .
• تعدا برگزاری جلسات گروه‌های متمرکز بستگی به تعداد پرسنل، نوع کسب و کار دارد در صورت وجود زمان، حداقل یکبار در سطح مدیران میانی و یکبار در سطح کارکنان عملیاتی انجام گردد .
• مدیر تعالی سازمانی در جلسه کارگروه متمرکز حاضر نگردد .
• افراد حاضر در جلسات  گروه های متمرکز نباید احساس خطر نمایند و باید اطمینان یابند که مطالب ارائه شده در گزوه ها محرمانه است و به مدیریت سازمان منتقل نمی‌گردد .بنابراین نباید در این گروه‌ها از حاضرین خواست تا مطالبی را بصورت مکتوب یا ضبط شده تحویل دهند .

نکات مهم در برگزاری مصاحبه‌ها

مصاحبه باید از حالت گروهی خارج گردد و حالت فردی داشته باشد در سایت ویزیت EFQM ، ارزیاب EFQM می خواهد اطمینان یابد که مدیران واحدهای مختلف تا چه حد با موضوع مدل تعالی سازمانی EFQM آشنا هستند.

گاهی سازمان در هنگارم مصاحبه مستندی را به تیم ارزیابی ارائه می نماید که در اظهارنامه EFQM به آن اشاره نشده است این مستندات توسط ارزیاب در محل سازمان متقاضی ارزیابی بررسی می‌گردد مستندات را نباید از محل سازمان خارج نمود مگر اینکه :

• فرد مسئول پیشنهاد خارج کردن مستندات را دهد .
• در صورت نیاز با اجازه و رضایت فرد مسئول مستندات خارج گردد .
• ارزیاب نباید طوری رفتار نماید که ارزیابی شونده تصور نماید که اگر مدرک را به تیم ارزیابی ندهد امتیاز سازمان کاهش می‌یابد .

جهت درخواست ارزیابی EFQM یا مشاوره EFQM  با شماره تلفن های زیر تماس بگیرید یا درخواست خود را ایمیل نمایی.

09123386349

info!@kharazian.ir