تفاوت روش اجرایی و دستورالعمل

تدوین روش‌های اجرایی در استانداردهای بین المللی مدیریتی الزام شده است و تدوین دستورالعمل‌های کاری نیز درصورتی‌که نبود آن منجر به انحراف فعالیت‌های کاری از اهداف و خط‌مشی شود ضرورت دارد.

کارکنان عموماً تفاوت بین روش اجرایی و دستورالعمل را نمی‌دانند و در بسیاری از سازمان‌ها دستورالعملی تهیه‌شده و با عنوان روش اجرایی ارائه می‌شود.
مهمترین تفاوت روش اجرایی و دستورالعمل شامل:

• روش اجرایی یک فرآیند را تشریح می‌نماید درحالی‌که دستورالعمل به‌عنوان یک راهنمای انجام فعالیتمی‌باشد
• روش‌های اجرایی عمومی‌تر از دستورالعمل‌های می‌باشند. دستورالعمل‌ها،  گام‌های دقیق انجام دادن کاری را تشریح می‌نماید.

در این مطلب سعی شده است با ذکر مثال تفاوت روش اجرایی و دستورالعمل کاری تشریح شود.

تفاوت روش اجرایی و دستورالعمل کاری

• دستورالعمل بیان‌کننده ” چگونگی ” کار هست و تلویحاً به این معناست که موضوع دستورالعمل بیان کننده وظایف هست نه گردش اطلاعات. نظیر دستورالعمل تنظیم دستگاه، دستورالعمل دوباره‌کاری
• روش‌های اجرایی، روش‌های کاری محسوب می‌شوند، درصورتی‌که دستورالعمل حاوی دستوراتی برای انجام کار می‌باشد
• دستورالعمل‌ها، دانش، اطلاعات یا رهنمودهایی را به‌منظور انجام کار به خواننده انتقال می‌دهند.
• روش‌های اجرایی نیز دانش و اطلاعات یا رهنمودهایی را انتقال می‌دهند ولی آنها به نحوه انجام وظایف خاصی مربوط می‌شوند و مشخص می‌کنند که چه کسی باید این وظایف را انجام دهد.
• به‌عنوان‌مثال ممکن است در مورد کالای معینی که قرار است در تاریخ مشخصی و باروش معینی بسته‌بندی شود، دستورالعملی برای درج  محتویات بسته‌بندی  و نشانی تحویل‌گیرنده تهیه شود. و ممکن است در یک روش اجرایی، روش‌های بسته‌بندی کالا را نیز مشخص نمایید. روش اجرایی موردنظر، جزییات بسته‌بندی یک محصول خاص را مشخص نخواهد کرد، چنین موضوعی در دستورالعمل مربوطه مشخص می‌شود.
• روش‌های اجرایی به خودی باعث انجام کاری نمی‌شود چنین نقشی توسط دستورالعمل ایفا می شودبرای مثال، یک سفارش خرید برای تأمین کننده، دستورالعمل محسوب می‌شود و روش تهیه سفارش خرید، در روش اجرایی خرید تعریف می‌شود.

چند نمونه روش اجرایی الزام شده از طرف استاندارد ایزو 9001 :

• روش اجرایی کنترل مدارک و سوابق
• روش اجرایی ممیزی داخلی
• روش اجرایی کنترل محصول نامنطبق
• روش اجرایی اقدام اصلاحی و پیشگیرانه

• دستورالعمل‌های کاری، شروع و توقف کار را باعث می‌شوند، درحالی‌که روش اجرایی نحوه انجام چنین کاری را تعریف و مشخص می‌کنند.
• دستورالعمل در انجام فعالیت‌های مربوط به یک وظیفه خاص نیز بکار می‌رود مثلاً، دستورالعمل‌های مونتاژ، دستورالعمل‌های نگهداری، دستورالعمل‌های راه‌اندازی دستگاه، دستورالعمل‌های تمیزکاری و …..
• این‌گونه دستورالعمل‌ها فعالیت‌هایی را مشخص می‌کنند که فرد برای انجام  وظیفه خاص ملزم به رعایت انجام آنها می‌باشد و به این طریق نحوه انجام آن وظیفه را تعریف و مشخص می‌نماید.
• جهت نوشتن روش اجرایی یا دستورالعمل می‌توان به‌صورت نوشتاری یا از فلوچارت استفاده نمود.

این مطلب توسط مهندس پیام خرازیان تهیه‌شده است.
انتشار مطلب با ذکر پیام خرازیان و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع می‌باشد.