کد گذاری مدارک سیستم مدیریت

جهت کنترل مدارک سیستم های مدیریت ، مستندات سیستم های مدیریت باید از طریق کد منحصر بفردی شناسایی و ردیابی گردد
در هیچ یک از استاندارد های  سیستم های مدیریت  ، الزامی در خصوص ساختار کد گذاری مدارک سیستم مدیریتی ارائه نشده است و روش کد گذاری  مستندات ایزو ، متناسب با نوع و اندازه سازمان قابل تعریف می باشد
در سازمان های بزرگی که سیستم های مدیریتی استقرار یافته است ، مسئول کنترل مستندات و در سازمان های  کوچک نماینده مدیریت / واحد تضمین کیفیت  ، کد گذاری مستندات را در مرحله مستندسازی ایزو ۹۰۰۱ انجام می دهند .

با توجه به تجارب پیاده سازی ایزو در سازمان های مختلف ، کد گذاری مدارک سیستم های مدیریتی عموما به یکی از دو روش زیر می باشد .

دلایل کد گذاری مدارک ایزو می تواند شامل :
دسترسی سریع به مستندات سیستم های مدیریت
ردیابی سوابق تغییرات مدارک سیستم  های مدیریت
مستندات سیستم مدیریت شامل نظامنامه سیستم های مدیریت ، روش اجرایی، دستورالعمل ، فرم ها ، اهداف ، خط مشی کیفیت و …می باشد .

دو روش کدگذاری مدارک سیستم های مدیریتی تشریح می گردد  :

روش کدگذاری مدارک سیستم مدیریت :
ساختار کد گذاری مدارک سیستم مدیریت ، سه سلول با کاراکتر حرفی و عددی می باشد
—             /       —                   —
سلول سوم              سلول دوم       سلول اول
سلول اول با دو کاراکتر حرفی مشخص کننده نوع مستند می باشد نظیر :
FR : فرم
WI : دستورالعمل
PR : روش اجرایی
QM : نظامنامه
QP : خط مشی
CP : برنامه کنترل
سلول دوم با دو کاراکتر عددی مشخص کننده شماره سریال  مستند  بر اساس نوع مستند ( سلول اول ) می باشد  این سلول از ۰۱ شروع می گردد
سلول سوم با دو کارکتر عددی مشخص کننده شماره ویرایش مستند می باشد شماره ویرایش از ۰۱ شروع می شود در صورت تغییر اجزای اصلی مستند شماره ویرایش تغییر می نماید
مثال : FR10/03  یعنی دهمین فرم که ویرایش ان ۳می باشد

روش کدگذاری مدارک سیستم مدیریت  :

ساختار کد گذاری مدارک سیستم مدیریتی ، چهار سلول با کاراکتر حرفی و عددی می باشد
–          /                 —                —                   —
سلول چهارم          سلول سوم           سلول دوم       سلول اول
سلول اول با دو کاراکتر حرفی مشخص کننده نام واحد مرتبط با مستند می باشد نظیر :
QC :  کنترل کیفیت
MG : مدیریت
PR : تولید
SA : فروش
سلول دوم با دو کاراکتر حرفی مشخص کننده نوع مدرک مرتبط با واحد می باشد  مانند :
FR : فرم
WI : دستورالعمل
PR : روش اجرایی
QM : نظامنامه
QP : خط مشی
CP : برنامه کنترل
سلول سوم با دو کارکتر عددی مشخص کننده شماره سریال مستند بر اساس نوع سند و واحد مربوطه  می باشد شماره از ۰۱ شروع می گردد
سلول چهارم با یک کارکتر حرفی مشخص کننده شماره ویرایش مستند می باشد شماره ویرایش از A شروع می شود در صورت تغییر اجزای اصلی مستند شماره ویرایش تغییر می نماید
مثال کد گذاری مدارک : MGPR06/A  یعنی ششمین روش اجرایی واحد مدیریت که  ویرایش آن A می باشد

این مطلب توسط مهندس پیام خرازیان تهیه شده است .

انتشار مطلب با ذکر آدرس سایت www.kharazian.ir و نام نویسنده پیام خرازیان بلامانع می باشد .

 

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.