پاسخ 7 سؤال درباره استقرار سیستم‌ های مدیریتی

استقرار سیستم‌ های مدیریتی ، می‌تواند با شفاف‌سازی فعالیت‌ها ،از وابستگی فعالیت‌ها به افراد جلوگیری نموده و رضایتمندی ذی‌نفعان را به دنبال داشته باشد. متأسفانه اکثر سازمان‌های ایرانی که سیستم‌های مدیریتی را استقرار داده‌اند بنا به دلایل مختلف از منافع آن بهره‌مند نمی‌شوند در این مقاله پیام خرازیان ، کارشناس سیستم‌های مدیریتی به شما کمک می‌نماید تا دیدگاه درستی را از مراحل استقرار سیستم مدیریتی داشته باشید به 7 سؤال کلیدی درباره مراحل استقرار سیستم‌ های مدیریتی و پاسخ آن‌ها می‌پردازیم.

سوال 1 – کدام‌یک از استانداردهای مدیریتی را برای سازمان خود انتخاب کنیم ؟

استانداردهای مدیریتی مختلفی توسط سازمان ایزو منتشرشده است هر سازمان باید متناسب با فرآیندها ، دامنه فعالیت و اهداف خود استاندارد مدیریتی موردنظر را انتخاب نماید برخی از استانداردهای مدیریتی به‌صورت راهنما توسط سازمان ایزو منتشرشده است اما در ایران شرکت های گواهی دهنده جهت ایجاد منافع بیشتر ،برای آن استانداردهای راهنما نیز گواهینامه صادر می‌شود نظیر سیستم مدیریت رسیدگی به شکایت مشتری  10002 ، سیستم مدیریت رضایتمندی مشتری ایزو 10004

بر اساس گزارش سازمان ایزو در سال 2015، سهم گواهینامه  ایزو 9001 از سایر گواهینامه های مدیریتی ، 68 درصد می باشد

برخی از استانداردهای مدیریتی که می‌تواند توسط سازمان‌ها انتخاب شود شامل :

سیستم مدیریت کیفیت ایزو 9001

سیستم مدیریت در صنایع تجهیزات پزشکی ISO 13485

سیستم مدیریت محیط‌زیست ISO 14001

سیستم مدیریت ایمنی بهداشت شغلی ISO 45001

و….

سوال 2- آیا حمایت مدیریت ارشد از استقرار سیستم‌ های مدیریتی اهمیت دارد؟
اعتقاد مدیران ارشد به سیستم‌ها ، ابزارهای مدیریتی و حمایت آن‌ها، مهم‌ترین نقش را در استقرار اثربخش سیستم مدیریتی دارد .

سوال 3- چگونه سیستم‌های مدیریتی را در سازمان خود استقرار دهیم ؟

جهت استقرار سیستم مدیریتی ، می‌توانید به دو روش عمل نمود:

  الف -به‌کارگیری مشاور حرفه‌ای
بکارگیری خدمات مشاور حرفه‌ای جهت استقرار سیستم‌های مدیریتی ، زمان استقرار را کاهش می دهد . مشاور سیستم مدیریتی را با معیارهای تجربه و تخصص ، حضور به‌موقع در پروژه ،نظم ، پاسخ‌گویی ، تعهد و مسئولیت‌پذیری انتخاب نمایید  بر اساس نظرسنجی سازمان ملل از سازمان هایی که موفق به استقررا سیستم های مدیریتی ، نقش مشاور حرفه ای در تحقق دستیابی به استقرار سیستم مدیریتی و اخذ گواهینامه ایزو در شکل زیر نمایش داده می شود.

   ب- به‌کارگیری کارکنان درون سازمان
درصورتی‌که کارکنان علاقه‌مندی در سازمان وجود دارد که با موضوعات سیستم مدیریتی آشنا می‌باشند با آموزش این کارکنان ، تیم استقرار سیستم مدیریتی را آماده نمایید.

در این روش معمولاً زمان استقرار سیستم مدیریتی طولانی شده ، مشارکت کارکنان کاهش‌یافته و شانس موفقیت استقرار سیستم کاهش می‌یابد.

قدم‌های استقرار سیستم مدیریت شامل :

فاز شناخت : بررسی وضعیت موجود
فاز آموزش : آموزش سیستم حیا مدیریتی به کارکنان
فاز طراحی سیستم : در این مرحله مستندات و دستگاهی متناسب با سازمان طراحی می‌شود
فاز اجرا: سیستم طرح‌ریزی‌شده ، اجرا می‌شود
نظارت بر اجرا : نظارت از طریق ممیزی‌های داخلی و خارجی صورت می‌گیرد
سوال 4 -آیا بدون مشارکت کارکنان سیستم مدیریتی استقرار می‌یابد؟

آماده‌سازی برای مشارکت مسئولین و مدیران سازمان ، از طریق برگزاری دوره‌های آموزشی ، فرهنگ‌سازی کیفیت  و حمایت مدیریت ارشد امکان‌پذیر می‌باشد.

در تمامی مراحل استقرار سیستم مدیریتی ، باید مدیران مشارکت داده شوند و از نظرات آن‌ها در طراحی سیستم ، اجرای سیستم و بهبود آن استفاده نمود.

سوال 5- نقش مشاور در استقرار سیستم‌ های مدیریتی چیست؟

مشاور باتجربه با جلسات کاربردی با مدیران ، سیستم مدیریتی را متناسب با سازمان طرح‌ریزی می‌کند مشاور حرفه‌ای می‌تواند روحیه مشارکت  کارکنان را در جهت استقرار سیستم فعال نماید.

استفاده از راهنمایی‌های ، مشاور حرفه‌ای در استقرار  سیستم مدیریتی می‌تواند از دوباره‌کاری‌ها جلوگیری نموده و زمان استقرار سیستم مدیریتی را کاهش دهد.

نظرسنجی بکارگیری مشاور ایزو

سوال 6- مهم‌ترین مرحله استقرار سیستم‌ های مدیریتی ، کدام فاز می‌باشد؟

فاز طراحی مستندات سیستم مدیریتی ، مهم‌ترین مرحله استقرار می‌باشد . در این مرحله لباس(سیستمی) متناسب با اندازه سازمان توسط مشاوره یا افراد متخصص طراحی می‌شود.

دلیل اینکه اکثر سازمان‌هایی که پس از اخذ گواهینامه ایزو 9001 ، سیستم مدیریتی خود را کنار می‌گذارند این است که در طراحی مستندات  از مشاوران بی‌تجربه یا افراد مشاور نما با روش Cut-Copy-Paste استفاده می‌نمایند.

سوال 7 – کدام شرکت گواهی دهنده را جهت اخذ گواهینامه ایزو انتخاب کنیم ؟

اهداف سازمان ، الزامات ذی‌نفعان می‌تواند در انتخاب شرکت گواهی دهنده مؤثر باشد افراد یا شرکت‌های گواهی دهنده زیادی در ایران به‌عنوان گواهی دهنده استانداردهای مدیریتی (CB) فعالیت می‌نمایند که متأسفانه تعداد زیادی از این افراد با راه‌اندازی یک وب‌سایت به زبان انگلیسی ، در حال فروش گواهینامه ایزو تقلبی می‌باشند.

شرکت گواهی دهنده باید تحت اعتبار یک مرجع اعتبار دهی معتبرفعالیت نماید برای اطمینان از مراجع اعتبار دهی می‌توانید به وب‌سایت IAF مراجعه نمود و پس از مشخص شدن مرجع اعتبار دهی  ، از طریق وب‌سایت مرجع اعتبار دهی ، اعتبار گواهینامه ایزو و شرکت گواهی دهنده را بررسی کنیم.

تنها با حمایت مدیریت ارشد  و به‌کارگیری مشاور حرفه‌ای می‌توانید از مزایای سیستم مدیریتی بهره‌مند شوید و سیستم مدیریتی را به صورت اثربخش استقرار دهید.

این مقاله توسط مهندس پیام خرازیان تهیه شده است.

انتشار این مقاله با ذکر نام پیام خرازیان و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع می باشد.