پیاده سازی سیستم مدیریت مستندات

ییاده سازی سیستم مدیریت مستندات با توجه به تجارب تیم پیام خرازیان می تواند شامل تعیین نیازها و انتظارات مورد نیاز، انتخاب سیستم مدیریت محتوای سازمانی مورد نظر ، تحلیل سیستم مدیریت مستندات ، تعیین زیر ساخت مورد نیاز ، آموزش سیستم مدیریت مستندات ، پیاده سازی و نگهداشت آن می باشد

در ادامه جزییات قدم های پیاده سازی سیستم مدیریت مستندات DMS با توجه به تجارب تیم ما آمده است .
شناسایی نیاز ها و انتظارات سازمان
عموما سازمان ها بدون بررسی نیازها و انتظارات خود از سیستم مدیریت مستندات DMS، جهت پیاده سازی سیستم مدیریت مستندات ، یک نرم افزار یا راهکار را انتخاب نموده و سپس آن راهکار را در سازمان خود به عنوان سیستم مدیریت مستندات پیاده سازی می نمایند.
شناسایی نیازها و انتظارات سازمان، می تواند به انتخاب راهکار یا نرم افزار سیستم مدیریت مستندات کمک زیادی نماید.
جهت بررسی نیازها و انتظارات سیستم DMS باید علاوه بر شناخت قابلیت های سیستم مدیریت مستندات در جهان به انتظارات مسئولین بخش های مختلف سازمان ، وضعیت موجود اسناد نیز توجه داشت و بر اساس آن حداق قابلیت های مورد نیاز جهت سیستم مدیریت مستندات را مشخص نمود.
مثلا در یک سازمان ممکن است فیلم های زیادی داشته باشند و بخواهند این نوع فایل ها را در سیستم مدیریت مستندات نگهداری نمایند بدین منظور جهت مدیریت منابع باید به قابلیت فشرده سازی اسناد در آرشیو توجه نمود.

تحلیل سیستم مدیریت مستندات

با مصاحبه با مسئولین فرآیندها و بررسی اسناد موجود سازمان و پیش بینی اسنادی که ممکن است در آینده ایجاد شود ، ساختار طبقه بندی مستندات مشخص شده و در قالب تحلیل مستندات آماده به کارگیری در راهکار یا نرم افزار می شود.
اکثر سازمان ها بدون تحلیل مستندات مستقیما از نرم افزار یا راهکار سیستم مدیریت استفاده می کنند که این موضوع در اجرای برای آن ها مشکلات زیادی را در پی خواهد داشت

انتخاب سیستم مدیریت محتوای سازمانی

با توجه انتظارات مورد نیاز از سیستم مدیریت مستندات ، سازمان باید نرم افزار یا راهکار خود را انتخاب نماید. برخی از این راهکارها توسط سازمان های بزرگ جهان در حال استفاده می باشد و سازمان باید بعد از انتخاب آن ها ، متناسب با نیاز خود محیط آن را بومی سازی نمایند.محبوبترین سیستم مدیریت محتوای سازمای آلفرسکو ، شیرپوینت و… می باشد

تعیین زیر ساخت مورد نیاز

با توجه به تحلیل صورت گرفته و راهکار انتخاب شده ، زیر ساخت مورد نیاز تامین می شود.

بومی سازی راهکار سیستم مدیریت مستندات

نرم افزار یا راهکار انتخاب شده با توجه به تحلیل صورت گرفته بومی سازی می شود .

آموزش سیستم مدیریت مستندات

جهت استفاده راهکار سیستم مدیریت مستندات در واحدها ، آموزش عمومی کاربری برای تمامی کارکنان برگزار می شود .

نظارت بر اجرای سیستم مدیریت مستندات

مسئولین سیستم مدیریت مستندات بر اجرای این سیستم نظارت نموده و کاربران این سیستم را طول مدت بکارگیری راهنمایی می نمایند.

توسعه و نگهداشت

با توجه به مسائل پیش امده در طی اجرا ، اقدامات لازم جهت بهبود وضعیت سیستم مدیریت مستندات توسط مسئولین این سیستم صورت می گیرد.

این مطلب توسط مهندس پیام خرازیان تهیه شده است.
انتشار مطلب با ذکر نام مهندس پیام خرازیان و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع می باشد