فرم های انبار

فرم‌ های انبار و فرآیند انبار ، به‌عنوان یک فرآیند پشتیبانی در اکثر سازمان‌ها وجود دارد و شامل شناسایی ،چیدمان، جابجایی ، محافظت و کنترل موجودی می‌شود. در این مطلب نمونه مستندات و فرم‌ های انبار با توجه به تجارب مهندس پیام خرازیان تشریح می‌شود.

پیاده‌سازی استانداردهای مدیریتی ازجمله ایزو 9001 نقش مهمی در مستندسازی انبار بر اساس الزامات مشخص‌شده دارد و سازمان‌هایی که سیستم‌های مدیریتی را استقرار داده‌اند باید فرآیند انبار شامل فرم‌ها ، دستورالعمل‌ها و روش‌های اجرایی را مشخص نمایند.

فرم های انبار و مستندات مرتبط

فرم های انبار بر اساس الزامات انبار در ایزو 9001 شامل موارد زیر می باشد:

• دستورالعمل کدگذاری کالا
• فرم نقطه سفارش
• فرم رسید موقت کالا
• فرم رسید انبار
• فرم حواله انبار
• فرم کارد کس کالا
• فرم کالای امانی
• فرم گزارش موجودی
• فرم انبارگردانی
• فرم Packing List
• دستورالعمل نگهداری محصول
• دستورالعمل بسته‌بندی
• دستورالعمل حمل‌ونقل / بارگیری

کد گذاری کالا
درصورتی‌که تعداد اقلام کالا زیاد باشد باید ساختاری جهت کدینگ کالا در نظر گرفته شود این ساختار بر اساس تعریف سازمان در قالب یک دستورالعمل کدینگ می‌تواند انجام شود.
فرم نقطه سفارش
به‌منظور اطمینان از کافی بودن موجودی کالاها در انبار ، تعیین نقطه سفارش ضرورت دارد بدین منظور سازمان‌ها به‌صورت تجربی یا از روش‌های علمی اقدام به تعیین نقطه سفارش در فرآیند انبار می‌نمایند. و نقطه سفارش مواد اولیه ، قطعات یدکی ، محصول نهایی و قطعات نیمه ساخته محصولات خود را در لیست نقطه سفارش مشخص می نمایند. در سازمان‌های بزرگ ، واحد برنامه‌ریزی یا کنترل موجودی ، موضوعات برنامه‌ریزی مواد و سفارش گذاری خرید را انجام می‌دهد و در سازمان‌های کوچک این موضوع توسط مسئول انبار یا مدیریت واحد مشخص‌شده صورت می‌گیرد
خرید کالاهای موردنیاز بر اساس نقطه سفارش تعیین‌شده توسط مسئولین مشخص‌شده صورت می‌گیرد .

فرم رسید موقت
به‌منظور تصدیق کالای خریداری‌شده توسط واحد درخواست‌کننده کالا ، قبل از ورود به انبار فرم رسید موقت تکمیل می‌شود . کالای خریداری‌شده پس از ورود به انبار در محل قرنطینه قرارگرفته و سپس فرم رسید موقت توسط واحد انبار تکمیل می‌شود مسئول انبار تعداد اقلام را با میزان سفارش شده تطابق داده و به واحد مربوطه جهت بررسی اعلام می‌گردد مواد اولیه و اقلام نیمه ساخته توسط کنترل کیفیت تصدیق شده و قطعات یدکی توسط واحد نگهداری و تعمیرات موردبررسی قرار می‌گیرد.
در صورت تطابق کالای خریداری‌شده با مشخصات خرید ، رسید موقت توسط مسئولین مشخص‌شده در فرم رسید موقت تائید می‌شود سپس کالا از محل قرنطینه به محل انبار منتقل‌شده و رسید انبار توسط مسئول انبار صادر می‌شود.
به‌منظور ردیابی کالای خریداری‌شده به هر محموله شماره بچ /Lot تخصیص داده‌شده و شماره آن در سند رسید موقت / رسید انبار ثبت می شو در برخی از کالاهای واردشده به انبار شماره Lot تأمین‌کننده را دارد که همان شماره در اسناد ثبت می‌شود.

فرم رسید انبار
به‌منظور ثبت ورود کالا به انبار و اعلام به واحد مالی جهت درج در سیستم مالی ، سند رسید انبار تکمیل می‌شود. شماره بچ/lot محموله ورودی جهت ردیابی در این فرم ثبت شود
این فرم می‌تواند در چند نسخه تکمیل‌شده و سابقه آن نزد واحد انبار و ملی نگهداری شود

فرم حواله انبار

فرم حواله انبار ، مجوز خروج کالا از انبار می‌باشد که اختیار خروج کالا توسط مدیرعامل می‌تواند به مسئول انبار یا هر شخص دیگری داده شود شماره بچ /lot محموله تحویلی جهت ردیابی در این فرم ثبت شود
این فرم می‌تواند در سه نسخه تکمیل شود ، یک نسخه در واحد انبار ، یک نسخه واحد مالی و نسخه دیگر تحویل‌گیرنده کالا می‌باشد

فرم کارتکس کالا

به‌منظور اطلاع از موجودی دقیق کالاها در انبار باید کارتکس انبار برای هر یک از کالاها تکمیل شود در این فرم کارتکس انبار در هر ردیف یکی از ستون‌های وارد یا صادر تکمیل می‌شود درصورتی‌که کالایی به انبار وارد شود به موجودی اولیه کالا اضافه‌شده و در قسمت موجودی لحاظ می‌شود.
درصورتی‌که کالایی آر انبار خارج شود در ردیف صادره ثبت‌شده و از موجودی اولیه کالا کسر شده و موجودی در قسمت موجودی درج می‌شود

فرم کالای امانی

فرم کالای امانی جهت کنترل ورود و خروج اقلام / کالای به بیرون از انبار برای مدتی معین کاربرد دارد مثلاً ابزار یدکی به‌صورت امانت تحویل شود. در فرم امانی ، تاریخ ورود و خروج کالای امانی و تحویل‌گیرنده ان مشخص می‌شود

فرم گزارش موجودی

گزارش موجودی، میران موجودی مواد اولیه و محصولات به واحد برنامه‌ریزی یا فروش کمک می‌نماید تا بتواند درزمان ثبت سفارش‌ها مشتری و تعهدات تحویل محصول را به‌روشنی مشخص نماید. درصورتی‌که سازمان از سیستم‌های نرم‌افزاری استفاده نماید نیازی به این گزارش موجودی نمی‌باشد.
در گزارش موجودی نام کالا ، کد کالا و میزان موجودی مشخص‌شده است.

فرم انبارگردانی

انبار باید در دوره‌های زمانی مشخص انبارگردانی شود عموماً این دوره پایان سال مالی آن شرکت می‌باشد و انبارگردانی توسط تیم مشخص‌شده با فرم‌های انبارگردان انجام می‌شود

گزارش انبارگردانی

فرم Packing List

درصورتی‌که سفارش مشتری به‌صورت پروژه‌ای باشد محصولات و قطعات مرتبط با سفارش در قالب یک پکیج لیست و بسته‌بندی می‌شود و بروی بسته‌بندی Packing List قرار داده می‌شود

دستورالعمل نگهداری محصول در فرآیند انبار

به‌منظور نگهداری موادولیه و محصول نهایی در انبار ، دستورالعمل نگهداری محصول تدوین می‌شود در این دستورالعمل چیدمان ، جابجایی ، نگهداری مشخص می‌شود.

دستورالعمل بسته‌بندی محصول

برای هر یک از محصولات طرح بسته‌بندی یا دستورالعمل بسته‌بندی تدوین می‌شود در این دستورالعمل نحوه چیدمان محصولات در زمان بسته‌بندی ، نکات ایمنی جابجایی محصول، ابعاد کارتن ، مشخصات روی کارتن ، علائم به‌کاررفته روی کارتن و… مشخص‌شده است.

دستورالعمل حمل‌ونقل / بارگیری

درصورتی‌که بارگیری محصول یا کالاها بر عهده سازمان باشد بهتر است دستورالعملی جهت بارگیری محصول تدوین شود در این دستورالعمل نحوه حمل ، چیدمان بر روی خودرو ، تخلیه محموله و…. اشاره‌شده است. بهتر است روش‌های صحیح حمل‌ونقل با عکس در این دستورالعمل مشخص شود.

دستورالعمل کدینگ

درصورتی‌که قطعات و مواد اولیه زیادی در انبار باشد باید سیستم کدگذاری در سازمان تعریف شود

خرید 18 نمونه فرمت از فرم‌های انبار بر اساس الزامات ISO 9001:2015 که فایل آن قابل‌ویرایش است با تخفیف ویژه ازطریق کلیک بر روی دکمه زیر امکان پذیر می باشد.

لیست فرم های انبارداری توسط مهندس پیام خرازیان گردآوری‌شده است
انتشار مطلب با ذکر نام پیام خرازیان و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع می‌باشد