تدوین اظهارنامه تعالی در مخابرات

بمنظور ارزیابی شرکت‌های فناوری اطلاعات و اپراتورهای مخابراتی ، شرکت‌های ارتباطی و پهنای باند بر توسط سازمان‌های ذی صلاح ، دو الگوی تعالی سازمانی بر مبنای مدل تعالی EFQM طراحی شده است الگو تعالی سازمان تنظیم مقررات رادیویی و الگوی تعالی ارتباطات و فناوری اطلاعات ICTINQA تعریف شده است.

در این مطلب نحوه تدوین اظهارنامه تعالی در مخابرات، فناوری اطلاعات ، خود اظهاری تنظیم مقررات رادیویی بر اساس الگوهای تعالی نامبرده  با توجه به تجارب مهندس خرازیان بصورت خلاصه تشریح شده است .

اظهارنامه تعالی در مخابرات

الگوهای تعالی سازمانی باید بصورت غیر تجویزی مورد استفاده سازمان ها قرار گیرد اما سازمان‌های حاکمیتی با ابلاغ آن ها به سازمان‌ها مسیر را جهت دستیابی به سرآمدی دشوار می‌نمایند.

در سال‌های اخیر شاهد بودیم که سازمان های حاکمیتی با محدویت زمانی و الزام از شرکت‌های فناوری اطلاعات، مخابراتی و پهنای باند درخواست خوداظهاری بر مبنای الگوی تعالی جهت ارزیابی سازمان‌ها نمودند. سازمان‌ها باید در مدت اندک، تصویر سازمان خود را بر اساس منطق رادار در قالب یک کتابچه به نام اظهارنامه تعالی(خود اظهاری) تهیه نموده و به سازمان حاکمیتی اعلام نمایند. این اقدام پیامدهای زیادی را در پی داشته است که مهمترین آن‌ها در زیر آمده است :

• کم اهمیت شدن الگوی تعالی نزد مدیران فناوری اطلاعات و مخابرات
• عدم درک کامل مفاهیم تعالی و مدل تعالی در زمان اندک
• عدم مشارکت تمامی مدیران در فرآیند خودارزیابی تعالی

متاسفانه سازمان های حاکمیتی بدون بررسی دقیق، الگوی تعالی عمومی را برای سازمان‌ها طراحی نموده‌اند در صورتی که بیشتر سازمان‌ها در این مسیر با اندازه کوچک می‌باشند و بسیاری از آن‌ها (بخصوص شرکت‌های خارج از تهران) حتی فاقد نمودار سازمانی بوده و مدیران آن‌ها با موضوعات و مفاهیم مدیریتی بصورت اکادمیک آشنا نمی‌باشند و در زمان اندک باید یکباره با تعداد زیادی مفاهیم مدیریت و تعالی آشنا شوند و دچار سردرگمی می‌شوند .

جهت تدوین گزارش خوداظهاری، تدوین اظهارنامه تعالی در مخابرات و فناوری اطلاعات باید به ترتیب اقدامات زیر را انجام دهد .

• تعیین مدیر تعالی سازمان
• تعیین کارگروه های تعالی ،مثلا کارگروه رهبری ، شراکت و منابع ، مالی و…
• تدوین فرم‌های جمع آوری اطلاعات توانمندساز و نتایج
• شناسایی شاخص‌های مرتبط در حوزه های نتایج الگوی تعالی.
• جمع آوری اطلاعات مطابق منطق رادار در فرم های جمع آوری اطلاعات در دو حوزه نتایج و توانمند ساز ، جمع آوری اطلاعات نتایج با توجه به شاخص های شناسایی شده عموما زمان زیادی نیاز دارد برای همین منظور در ابتدای پروژه باید شاخص های شناسایی شده به کارگروه ها ابلاغ شده تا نتایج مرتبط جمع آوری شود .
  در قسمت نتایج حداقل اطلاعات سه سال با اهداف و مقایسه با بهترین ها مورد نیاز می باشد و نتایج باید بخش بندی شده باشد مثلا نتایج مشتریان را می توان به تفکیک نتایج نظرسنجی مشتریان تلفن ثابت و نتایج مشتریان تلفن اعتباری تقسیم بندی نمود.
• یکپارچه‌سازی اطلاعات، اطلاعات جمع‌آوری شده در در دوبخش نتایج و توانمندساز در کنار یکدیگر قرار داده شده و سپس خلاصه‌سازی اطلاعات در قسمت توانمندسازها بر اساس منطق رادار صورت می‌گیرد.
  ساختار اظهارنامه تعالی در مخابرات و  فناوری اطلاعات با توجه به الگوی تعالی سازمانی متفاوت است بهتر است صفحات قسمت توانمندساز و نتایج با هم تناسبی داشته باشند. (مثلا طوری نباشد که بیشتر صفحات اظهارنامه تعالی به نتایج تخصیص داده شود و توانمندسازها کمتر تشریح شود)
  در این مرحله باید حتما ارتباط بین رویکردهای شناسایی با سایر رویکردها، استراتژی‌های سازمان و نتایج  در اظهارنامه تعالی مشخص می‌شود.
• تصویب اظهارنامه تعالی توسط کارگروه مدیریت
  اظهارنامه تصویری از عملکرد واقعی سازمان است ولی متاسفانه الزامات حاکمیتی  سازمان‌ها را مجبور می‌نماید که بمنظور افزایش امتیاز سازمان خود در فرآیند ارزیابی تعالی ، اطلاعات غیر واقعی و و سوری در اظهارنامه تعالی سازمان درج نمایند. مثلا در اکثر سازمان‌های مرتبط با این مطلب شاهد بودیم  که در اکثر سازمان ها چشم انداز، ارزش های اخلاقی، استراتژی‌ها تدوین نشده و در یک روز چشم انداز، ماموریت و استراتژی های خود را بدون رعایت اصول علمی تدوین نموده و در معیار رهبری و استراتژی اظهارنامه تعالی لحاظ می‌نمایند.
  به هر حال برخی از مدیران ارشد دولتی سازمان‌های حاکمیتی، بدون درک مناسب از الگوهای تعالی، مدل‌های مدیریت و توجه به فرهنگ و اندازه سازمان های ایرانی  برای سازمان‌های زیر مجموعه خود نسخه می‌پیچند این موضوع در نابودی مفاهیم تعالی و کیفیت نقش مهمی را ایفا می‌نماید.

این مطلب با توجه به تجربه مشاوره تعالی سازمانی به سازمان های مختلف فناوری اطلاعات؛ اپراتورهای مخابراتی و …توسط مهندس پیام خرازیان تهیه شده است .