پیاده سازی ایزو 9001 در قنادی
پیاده سازی ایزو 9001 در قنادی می‌تواند منجر به بهبود کیفیت خدمات ، افزایش رضایتمندی مشتریان و درنتیجه افزایش تعداد مشتریان شود.
با توجه به اینکه مدیران، کارکنان قنادی در تمامی مراحل ارائه خدمات به مشتریان در حال تعامل و ارتباط با مشتریان می‌باشند پیاده سازی ایزو9001 در قنادی می‌تواند منجر به بهبود در تعامل با مشتریان شود همچنین استقرار سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان CRM می‌تواند به بهبود این تعامل کمک زیادی نماید.
اکثر سازمان‌های که در زمینه تولید شیرینی فعالیت می کنند سازمان‌های کوچک می‌باشند و تعداد کارکنان انها کمتر از ۱۰ نفر می‌باشند. بدین منظور طراحی مستندات متناسب با اندازه آن سازمان از اهمیت ویژه ای برخوردار می‌باشد.
متاسفانه به دلیل عدم آگاهی مدیران این مراکز نسبت به سیستم های مدیریتی ، اکثر قنادی ها دارای گواهینامه تقلبی ایزو می باشند ودر دام کلاهبردارانی که که اقدام به فروش گواهینامه می کنند گرفتار می شوند
این قنادی ها از مزایای واقعی سیستم های مدیریتی بهره مند نمی باشند و تنها یک لگو و نشان جعلی ایزو رو در کنار نام قنادی خود به مشتریان نمایش می دهند.
ایزو 9001 در قنادی
جهت پیاده سازی ایزو 9001 در قنادی باید موضوعات زیر رعایت شود:
– سیستم مدیریتی ایزو 9001 در قنادی متناسب با اندازه سازمان طرحریزی شود. در این خصوص باید در جلساتی که با مدیر قنادی برگزار می‌شود مستندات متناسب با سازمان طراحی شود.
– آموزش ایزو جهت جاری‌سازی سیستم مدیریت با توجه به مستندات طرحریزی شده برای سطوح کارکنان و مدیران برنامه‌ریزی و اجراء گردد.
مزایای استقرار سیستم مدیریت کیفیت ایزو 9001 در قنادی :
- اندازه‌گیری رضایتمندی مشتریان و اقدام جهت بهبود.
- شناسایی مشتریان بالقوه و برنامه‌ریزی جهت تحویل محصولات با کیفیت به مشتریان.
- بهبود در ارائه خدمات به مشتریان با مشخص شدن فعالیت‌ها وظایف کارکنان.
- کاهش عدم انطباق‌ها در تولید شیرینی .
- بررسی وضعیت عملکرد تولید و فروش قنادی با توجه به شاخص‌های پایش و اندازه‌گیری مشخص‌شده
- افزایش قابلیت رقابت با سایر قنادی از طریق بیان ادعای خود جهت دریافت گواهینامه معتبر
- برنامه‌ریزی دقیق‌تر جهت پاسخ‌گویی به سفارش‌ها دریافتی از مشتریان .
قدم‌های پیاده‌سازی ایزو 9001 در قنادی
1- بسترسازی پیاده‌سازی ایزو ۹۰۰۱
به‌منظور بسترسازی جهت شروع فعالیت‌های پیاده‌سازی ایزو ۹۰۰۱ در قنادی ، مشاور می‌بایستی جلساتی مستمری را با مدیریت ارشد در خصوص استاندارد ایزو ۹۰۰۱ و فواید آن داشته باشد .
مصاحبه با مسئولین فرآیندها و برگزاری دوره آموزشی آشنایی با الزامات ایزو ۹۰۰۱ می‌تواند زمینه همکاری مدیران و کارکنان را فراهم نماید.
با توجه به‌اندازه قنادی و نظرات مدیریت عامل چارت سازمانی تدوین گردد.
2- مستندسازی سیستم مدیریت کیفیت ایزو 9001 در قنادی
در مرحله مستندسازی نیاز به مصاحبه با مدیران و مسئولین فرآیندها هست در این مرحله فرآیندهای سازمان توسط مشاور یا همکاری تیم اجرایی استقرار سیستم مدیریت کیفیت شناسایی می‌شود فرآیندهای قنادی می‌تواند شامل فرایندهای زیر باشد:
فرآیند مدیریت
فرآیند فروش
فرآیند بازاریابی
فرآیند انبار
فرآیند تضمین کیفیت (شامل موضوعات کنترل مدارک، کنترل سوابق، ممیزی داخلی، بهبود مستمر و …)
فرآیند خرید
فرآیند CRM جهت بررسی نظرات و رسیدگی به شکایت مشتریان
فرآیند بازاریابی (شامل شناسایی بازار جدید، برنامه‌ریزی و اجرای بازاریابی )
فرآیند نگهداری و تعمیرات تجهیزات (شامل تجهیزات سرمایش و گرمایش، تجهیزات حمل‌ونقل ورایانه ها)
فرآیند آموزش کارکنان
فرآیند تولید شیرینی
فرآیند برنامه‌ریزی
فرآیند کنترل کیفیت
فرآیند بسته‌بندی و تحویل
توالی و تعامل بین فرآیندهای شناسایی‌شده و شاخص‌های پایش و اندازه‌گیری فرآیند مشخص می‌گردد
در برخی از قنادی‌ها فرآیندهای حمل‌ونقل نیز موضوعیت دارد.
شاخص‌های برخی از فرآیندهای در قنادی :
شاخص پایش و اندازه‌گیری در فرآیند فروش
افزایش میزان فروش این دوره نسبت به دوره قبل
درصد تحویل به‌موقع محصولات سفارش داده‌شده
درصد سفارش ازدست‌رفته این دوره نسبت به دوره قبل
شاخص پایش و اندازه‌گیری در فرآیند CRM.
درصد شکایت‌های به‌موقع رسیدگی شده
شاخص پایش و اندازه‌گیری در فرآیند بازاریابی:
نسبت رشد مشتریان جدید این دوره نسبت به دوره قبل
شاخص پایش و اندازه‌گیری در فرآیند برنامه‌ریزی:
درصد تحقق برنامه تولید شیرینی
روش‌های اجرایی موردنیاز جهت پیاده‌سازی ایزو در قنادی :
- روش اجرایی کنترل مدارک وسوابق
- روش اجرایی ممیزی داخلی
- روش اجرایی کنترل محصول نامنطبق
- روش اجرایی اقدام اصلاحی
- روش اجرایی اقدام پیشگیرانه
روش‌های اجرایی فوق جهت پیاده‌سازی ایزو ۹۰۰۱ الزام است و سایر روش‌های اجرایی و دستورالعمل‌ها متناسب با اندازه و پیچیدگی قنادی تدوین گردد.
برخی از مستندات شامل:
- روش اجرایی دریافت سفارش‌ها و برنامه‌ریزی تولید شیرینی
- روش اجرایی مدیریت ارتباط با مشتریان CRM
- دستورالعمل بهداشت محیط کار و کارکنان
- چک‌لیست‌های بازدید دوره‌ای از محیط کار و انبار
- فرم امکان‌سنجی سفارش‌ها – این فرم برای سفارش‌ها دریافتی از سازمان‌ها یا شخصی تکمیل می‌شود مثلاً شخصی کیکی با مشخصات خاصی را سفارش می‌دهد یا سازمانی برای مناسبت خاصی شیرینی خاصی را سفارش می‌دهد این سفارش‌ها باید قبل از عقد قرارداد توسط مدیریت قنادی موردبازنگری قرار گیرد و درصورتی‌که امکان برآورده سازی سفارش مشتری با توجه به الزامات تعیین‌شده توسط مشتری ، وجود داشت آنگاه قرارداد منعقد شود.
- برنامه‌ریزی تولید قنادی – در این فرم با توجه به برآورد سفارش‌ها روتین ( مراجعه‌کنندگان جهت خرید ) یا سفارش‌ها اختصاصی دریافتی ، برنامه‌ریزی تولید هفتگی یا روزانه تدوین می‌شود .
- فرم آنالیز مواد اولیه شیرینی – در این فرم برای هر یک از محصولات تولیدی قنادی ، آنالیز مواد اولیه مصرفی مشخص می‌شود بهتر است این فرمولاسیون برای یک کیلوگرم محصول مشخص شود.
- درخواست مواد اولیه از انبار ، با توجه به برنامه تولید مشخص‌شده ، میزان مواد اولیه موردنیاز جهت روز از روی آنالیز مواد اولیه شیرینی مشخص‌شده و مجموع هر یک از مواد اولیه در قالب درخواست مواد اولیه از انبار تکمیل می‌شود به‌منظور تسریع در اجرای برنامه‌ریزی تولید و درخواست مواد اولیه می‌توان از برنامه اکسل استفاده نمود.
3- نظارت بر پیاده‌سازی ایزو 9001 در قنادی
هر یک از مستندات پس از تصویب توسط مدیر ارشد، اجرا می‌شود و گروه مشاور بر اجرای مستندات نظارت می‌نماید.
تغییرات موردنیاز جهت بهبود مستندات در صورت نیاز در طی مراحل اجرا، انجام‌شده و مستندات بازنگری می‌شود.
برخی از موضوعاتی که در پیاده‌سازی ایزو باید مدنظر قرار گرفت :
با توجه به ابزارهای اندازه‌گیری در قنادی ، ترازو، ترمومتر اجاق و پیمانه‌ها است تمامی ابزارهای اندازه‌گیری مؤثر بر کیفیت باید شناسایی‌شده و توسط مراجع تائید صلاحیت ، کالیبره شود.
تدوین مشخصه‌های کنترل کیفی برای مواد اولیه ورودی و محصول تولید در قنادی از اهمیت بالایی برخوردار است بهتر است محصولات تولید گروه‌بندی‌شده و برای هر گروه طرح کیفیت تدوین شود. تدوین طرح کیفیت به بهبود کیفیت محصولات و خدمات کمک می‌نماید.
ردیابی محصولات تولیدی در قنادی از طریق تاریخ تولید و تکمیل گزارش تولید و ارتباط آن با درخواست مواد اولیه روزانه امکان‌پذیر است.
4- ممیزی داخلی
برنامه‌ریزی ممیزی داخلی صورت گرفته و کارکنان آموزش‌دیده در فرآیند ممیزی داخلی حاضر می‌نمایند در طرحریزی این برنامه استقلال گروه ممیزی از ممیزی شونده در نظر گرفته می‌شود.
پس از پیاده‌سازی ایزو ۹۰۰۱، ممیزی داخلی در زمان تعیین‌شده صورت گرفته و عدم انطباق‌های فرآیندها شناسایی می‌گردد، مهلت زمانی جهت برطرف سازی عدم انطباق‌های ممیزی داخلی تعیین‌شده و پیگیری تا برطرف سازی عدم انطباق‌ها توسط گروه ممیزی داخلی صورت می‌گیرد.
پس از انجام ممیزی داخلی و رفع عدم انطباق‌های شناسایی‌شده، آمادگی لازم جهت ممیزی خارجی کسب‌شده و در این فاز هماهنگی با شرکت گواهی دهنده خارجی جهت ممیزی خارجی انجام می‌گردد.
مدت‌زمان پیاده‌سازی ایزو 9001 در قنادی ، با توجه به‌اندازه سازمان می‌تواند متفاوت باشد به‌طور متوسط جهت پیاده‌سازی ایزو ۹۰۰۱ به‌صورت اثربخش، حداقل 4 ماه است.
در صورتی به دنبال استقرار سیستم مدیریت کیفیت در قنادی خود و اخذ گواهینامه ایزو معتبر هستید با گروه پیام خرازیان تماس بگیرید
02188090139
این مقاله توسط مهندس پیام خرازیان تهیه‌شده است.
انتشار مطلب با ذکر نام نویسنده پیام خرازیان و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع است.
پیام خرازیان 
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.