پیاده سازی ایزو ۹۰۰۱ در شرکت بازرگانی

پیاده سازی ایزو ۹۰۰۱ در شرکت بازرگانی می‌تواند منجر به رقابت‌پذیری و افزایش رضایتمندی مشتریان و درنتیجه افزایش تعداد مشتریان شود.
با توجه به اینکه مدیران، کارکنان شرکت بازرگانی در تمامی مراحل ارائه خدمات به مشتریان در حال تعامل و ارتباط با مشتریان می‌باشند پیاده سازی ایزو ۹۰۰۱ در شرکت بازرگانی می‌تواند منجر به بهبود در تعامل با مشتریان شود همچنین استقرار سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان CRM می‌تواند به بهبود این تعامل کمک زیادی نماید.
با توجه به تجربه ۱۷ ساله پیام خرازیان درزمینه پیاده سازی ایزو ۹۰۰۱ در سازمان‌های مختلف، این مطلب تهیه‌شده است. پیاده سازی ایزو ۹۰۰۱ در خدمات بازرگانی می‌تواند به بهبود ارائه خدمات به مشتریان و افزایش فروش کمک نماید.

اکثر سازمان‌های که فعالیت های بازرگانی انجام می‌دهند سازمان‌های کوچک می‌باشند و تعداد کارکنان انها کمتر از ۱۰ نفر می‌باشند. بدین منظور طراحی مستندات متناسب با اندازه آن سازمان از اهمیت ویژه ای برخوردار می‌باشد.

مهم‌ترین دلایل اخذ ایزو ۹۰۰۱ در خدمات بازرگانی:

-حضور در مناقصات و اخذ امتیازات لازم
– الزامات شرکت‌های بالادستی نظیر شرکت نفت، گاز و…

در بسیاری از موارد مشاهده‌شده است مدیران شرکت‌های بازرگانی به دلیل اجبار در اخذ گواهینامه ایزو، گواهینامه ایزو تقلبی را تهیه می‌نمایند تا بتوانند امتیازات لازم در مناقصات را اخذ نموده و الزامات شرکت‌های بالادستی را نیز رعایت نمایند.

ایزو ۹۰۰۱ در شرکت بازرگانی

جهت پیاده سازی ایزو ۹۰۰۱ در شرکت بازرگانی باید موضوعات زیر رعایت شود:

– سیستم مدیریتی ایزو ۹۰۰۱ در شرکت بازرگانی متناسب با اندازه سازمان طرحریزی شود. در این خصوص باید در جلساتی که با مدیران شرکت بازرگانی برگزار می‌شود مستندات متناسب با سازمان طراحی شود.
– آموزش ایزو جهت جاری‌سازی سیستم مدیریت با توجه به مستندات طرحریزی شده برای سطوح کارکنان و مدیران برنامه‌ریزی و اجراء گردد.
مزایای استقرار سیستم مدیریت کیفیت ایزو ۹۰۰۱ در شرکت بازرگانی:

– اندازه‌گیری رضایتمندی مشتریان و اقدام جهت بهبود.
– شناسایی مشتریان بالقوه و برنامه‌ریزی جهت ارائه خدمات به این مشتریان.
– بهبود در ارائه خدمات به مشتریان با مشخص شدن فعالیت‌ها وظایف کارکنان.
– کاهش عدم انطباق‌ها در ارائه خدمات بازرگانی به مشتریان .
– بررسی وضعیت عملکرد شرکت خدمات بازرگانی با توجه به شاخص‌های پایش و اندازه‌گیری مشخص‌شده .

قدم‌های پیاده‌سازی ایزو ۹۰۰۱ در شرکت بازرگانی

۱- بسترسازی پیاده‌سازی ایزو ۹۰۰۱
به‌منظور بسترسازی جهت شروع فعالیت‌های پیاده سازی ایزو ۹۰۰۱ در شرکت بازرگانی، مشاور می‌بایستی جلساتی مستمری را با مدیریت ارشد در خصوص استاندارد ایزو ۹۰۰۱ و فواید آن داشته باشد .
مصاحبه با مسئولین فرآیندها و برگزاری دوره آموزشی آشنایی با الزامات ایزو ۹۰۰۱ می‌تواند زمینه همکاری مدیران و کارکنان را فراهم نماید.
با توجه به اندازه شرکت بازرگانی و نظرات مدیریت عامل چارت سازمانی تدوین گردد.

۲- مستندسازی سیستم مدیریت کیفیت ایزو ۹۰۰۱ خدمات بازرگانی
در مرحله مستندسازی نیاز به مصاحبه با مدیران و مسئولین فرآیندها می‌باشد در این مرحله فرآیندها ی سازمان توسط مشاور یا همکاری تیم اجرایی استقرار سیستم مدیریت کیفیت شناسایی می‌شود فرآیندهای شرکت بازرگانی می تواند شامل فرایندهای زیر باشد:
فرآیند مدیریت
فرآیند فروش
فرآیند بازاریابی
فرآیند انبار
فرآیند تضمین کیفیت (شامل موضوعات کنترل مدارک، کنترل سوابق، ممیزی داخلی، بهبود مستمر و …)
فرآیند خرید
فرآیند CRM جهت بررسی نظرات و رسیدگی به شکایت مشتریان
فرآیند بازاریابی (شامل شناسایی بازار جدید، برنامه‌ریزی و اجرای بازاریابی )
فرآیند نگهداری و تعمیرات تجهیزات (شامل تجهیزات سرمایش و گرمایش، تجهیزات حمل‌ونقل ورایانه ها)
فرآیند آموزش کارکنان
توالی و تعامل بین فرآیندهای شناسایی‌شده و شاخص‌های پایش و اندازه‌گیری فرآیند مشخص می‌گردد
در برخی از شرکت‌های بازرگانی فرآیندهای حمل‌ونقل، نصب و خدمات پس از فروش نیز موضوعیت دارد.
برخی از شرکت‌های بازرگانی انبار ندارند و از انبار اجاره‌ای بیرون سازمان استفاده می‌نمایند.

شاخص‌های برخی از فرآیندهای در شرکت بازرگانی:
شاخص پایش و اندازه‌گیری در فرآیند فروش
افزایش میزان فروش این دوره نسبت به دوره قبل
درصد تحویل به‌موقع خدمات
شاخص پایش و اندازه‌گیری در فرآیند CRM.
درصد شکایت‌های به‌موقع رسیدگی شده
شاخص پایش و اندازه‌گیری در فرآیند بازاریابی:
نسبت رشد مشتریان جدید این دوره نسبت به دوره قبل

روش‌های اجرایی موردنیاز جهت پیاده‌سازی ایزو در شرکت بازرگانی :
– روش اجرایی کنترل مدارک
– روش اجرایی کنترل سوابق
– روش اجرایی ممیزی داخلی
– روش اجرایی کنترل محصول نامنطبق
– روش اجرایی اقدام اصلاحی
– روش اجرایی اقدام پیشگیرانه
روش‌های اجرایی فوق جهت پیاده‌سازی ایزو ۹۰۰۱ الزام می‌باشد و سایر روش‌های اجرایی و دستورالعمل‌ها متناسب با اندازه و پیچیدگی شرکت بازرگانی تدوین گردد.
برخی از مستندات شامل:
دستورالعمل‌های به‌کارگیری، نصب محصول وخدمات پس از فروش محصول
روش اجرایی مدیریت ارتباط با مشتریان CRM

۳- نظارت بر پیاده سازی ایزو ۹۰۰۱ شرکت بازرگانی
هر یک از مستندات پس از تصویب توسط مدیر ارشد، اجرا می‌شود و تیم مشاور یا واحد تضمین کیفیت بر اجرای مستندات نظارت می‌نماید.
تغییرات مورد نیاز جهت بهبود مستندات در صورت نیاز در طی مراحل اجراء، انجام‌شده و مستندات بازنگری می‌شود.

۴- ممیزی داخلی
برنامه‌ریزی ممیزی داخلی صورت گرفته و کارکنان آموزش‌دیده در فرآیند ممیزی داخلی شرکت می‌نمایند در طرحریزی این برنامه استقلال تیم ممیزی از ممیزی شونده در نظر گرفته می‌شود.
پس از پیاده سازی ایزو ۹۰۰۱، ممیزی داخلی در زمان تعیین‌شده صورت گرفته و عدم انطباق‌های فرآیندها شناسایی می‌گردد، مهلت زمانی جهت برطرف سازی عدم انطباق‌های ممیزی داخلی تعیین‌شده و پیگیری تا برطرف سازی عدم انطباق‌ها توسط تیم ممیزی داخلی صورت می‌گیرد.

۵- ممیزی خارجی ایزو ۹۰۰۱ شرکت بازرگانی
پس از انجام ممیزی داخلی و رفع عدم انطباق های شناسایی شده، آمادگی لازم جهت ممیزی خارجی کسب‌شده و در این فاز هماهنگی با شرکت گواهی دهنده خارجی جهت ممیزی خارجی انجام می‌گردد.
مدت زمات پیاده‌سازی ایزو ۹۰۰۱ در شرکت بازرگانی ، با توجه به‌اندازه سازمان می‌تواند متفاوت باشد به‌طور متوسط جهت پیاده سازی ایزو ۹۰۰۱ به‌صورت اثربخش، حداقل ۳ ماه می‌باشد.

جهت درخواست مشاوره ایزو ۹۰۰۱ در شرکت بازرگانی با پیام خرازیان تماس بگیرید
۹۱۲۳۳۸۶۳۴۹
این مقاله توسط مهندس پیام خرازیان تهیه‌شده است.
انتشار مطلب با ذکر نام نویسنده پیام خرازیان و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع می‌باشد.

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.